Mindenkinek hasznos az e-számlázás

Sokáig úgy tekintettek a cégek az elektronikus számlázásra, mint valami távoli lehetőségre. Szeretnénk felhívni a figyelmet, hogy ez már itt, Magyarországon is napi realitássá vált. Aki bekapcsolódik az elektronikus számlázásba, észre fogja venni, hogy élre kerül, profitja növekszik. A versenytársakéhoz képest gyorsabbak, pontosabbak és könnyebbek – és mindenekelőtt olcsóbbak – lesznek adminisztrációs folyamatai.Hazánkban a legnagyobb, haladó szellemű kereskedelmi láncok (pl. Tesco, Metro, Spar, Baumax) alapos előkészítő tevékenységük eredményeképpen átálltak a számlák EDI-alapú (elektronikus formában történő) fogadására. Jelen helyzetben azt szeretnék lehetővé tenni, hogy az EDI-számlázás használatának elindításával kínálkozó előnyöket és megtakarításokat partnereik is élvezhessék.
Természetesen más kereskedőcégek (például az Auchan, a CBA, a Match stb.) felől is megfogalmazódik ugyanez az igény. Az ECR Magyarország Egyesület aktívabb tagjai úgy érzékelik, hogy elérték a kritikus tömeget és a kritikus pontot az áttöréshez. A beszállítók között is több olyan vállalkozás van már, amelyek áttértek a számlák EDI-formában és éles üzemben történő küldésére (például Henkel, Coca-Cola, Bunge). Ez a lista a jövő év elejére kiegészül még olyan nagy cégekkel, mint az Unilever, a Procter & Gamble, a Kraft, a Friesland vagy a Beiersdorf.
A Tesco, a Metro és a Spar jelenleg minél több olyan beszállítót keres (nyilván elsősorban jelenlegi partnerköréből), akikkel az EDI-alapú elektronikus számlázás használatát mielőbb elindíthatja.

Fordulat előtt
Az ECR Magyarország Egyesület keretein belül működik egy „EDI – elektronikus számla” munkacsoport ebben a témában (EDI-üzenetek bevezetése, elektronikus archiválás, törzsadat-harmonizáció). A munkacsoport az EDI-bevezetésekhez és a működtetéshez szükséges egyeztetéseket végez, tapasztalatcseréhez biztosít lehetőséget, és a szabvány kérdéses pontjainak pontosítását, illetve definiálását végzi. Ez lehetőséget teremt arra is, hogy a részt vevő cégek üzleti folyamataikból származó egyedi igényeiket (például adatmező-tartalom stb.) és adottságaikat egymással egyeztethessék és koordinálhassák, kedvező esetben az adatcsere-követelményeket a saját maguk szempontjából is optimalizálhassák. A tervek és visszajelzések alapján 2009 januárjától sok cég éles üzemben fog elektronikus számlát küldeni és befogadni az ECR-tagok közül Magyarországon. 2009 áprilisától az EDI-alapú elektronikus számlát használó cégek száma több tucatra bővül majd a tervek szerint.
Az elektronikus számlázás hatalmas fordulatot hoz majd minden, a kereskedelemben érintett vállalat adminisztrációs, könyvelési és logisztikai munkájában. Szakértői prognózisok szerint nem lehetetlen, hogy a teljes fogyasztásicikk-szektor számláinak forgalmát 2009-ban már 60 százalékban kizárólag elektronikus úton fogják lebonyolítani. Ezt az is alátámasztja, hogy a Magyarországgal hasonló fejlettségi szinten járó országokban – például Lengyelországban vagy Csehországban – ezek az arányok kiemelt helyen, 55–70 százalék között találhatók már most.

Papír nélkül, automatizálva
Milyen előnyök érdekében tették meg az erre irányuló erőfeszítéseket a vállalatok? Természetesen a haszon reményében. Az elektronikus számlázás előnyei megnyilvánulhatnak a megtakarításokban:
– Ma egy papíron küldött számla teljes költsége 150–250 forint körül mozog (mennyiségtől függően). Ha viszont a számla elektronikus úton kerül továbbításra, akkor az összköltség nagyságrendekkel kisebb lesz.
– Az elektronikus számlázás elterjedésével a piaci szereplők évente összességében sok százmillió forintot, és hosszabb távon tekintve pedig sok-sok milliárdot takarítanak majd meg.
– Az ellátási lánc szereplői között az adminisztratív munkavégzés elektronizálható és automatizálható, ezzel feleslegessé válik a papírmunka (megszűnnek a számlák tárolásából adódó papírhegyek), jelentősen csökken az adminisztrációs teher.
Az egyik kiemelt előny a beszállítók számára pedig az, hogy ezentúl mindig határidőre megkaphatják a számla kiegyenlítését, mivel az automatizált folyamatok villámgyorsak és pontosak (nincs elkallódó számla, viták, tévesztések a kibocsátást követően, tehát a kintlévőségek drasztikusan csökkenthetők, javul a likviditási helyzet).
Az elektronikus számlázás hazai alkalmazását az európai szabályokkal konformmá vált hazai szabályozás tökéletesen támogatja. Ezek részleteiről összefüggéseiben tájékozódhatnak azok, akik részt vesznek 2008. október elsején az ECR Magyarország Egyesület által szervezett elektronikusszámla-konferencián – ahol a témában legtapasztaltabb cégek vezető szakértői tartanak szakmai előadásokat. További információk a www.ecr.hu oldalon találhatók.