A KPMG elkészítette a Panasztörvénnyel konform visszaélés-bejelentő rendszerét

A nagyvállalatoknak pedig már július 24-re készen kell állniuk

Az új, visszaélés-bejelentésekről szóló törvény értelmében a vállalatok belső visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására és működtetésére lesznek kötelesek, amelyen keresztül a munkavállalók, szerződéses partnerek és más érintettek akár anonim módon bejelenthetik az általuk tapasztalt jogellenes cselekményeket, mulasztásokat. A kkv-knak december 17-re, a nagyvállalatoknak pedig már július 24-re készen kell állniuk a bejelentések korrekt fogadására.

A törvény hatálya a legalább 50 fős vállalatokat érinti, illetve mellettük – létszámtól függetlenül – a pénzmosás elleni törvény hatálya alá tartozó cégeket pl. a hitelintézeteket, a pénzügyi szolgáltatókat az ügyvédi irodákat és mindazokat a kereskedelmi vállalkozásokat, amelyek 3 millió forintot elérő, vagy annál nagyobb összegű készpénzt is elfogadnak.

Kemény Kornél, a KPMG szakértője felhívja a figyelmet, hogy egy visszaélés-bejelentő rendszer bevezetése számos részfeladatot foglal magába: belső szervezési, jogi, informatikai részei vannak, amelyhez a hatékony működés biztosítása végett tájékoztatási, oktatási feladatok is járulnak.

„Ez azonban nem elég, fontos a rendszer beépítése a vállalati kultúrába, ezért a vezetőknek rendszeresen fel kell hívniuk a figyelmet a létezésére, és célszerű tréningeken oktatni a jogszerű használatát. Teljesen egyértelműnek kell lennie annak, hogy a bejelentő rendszer használata semmilyen összefüggésben nincs a teljesítményértékelő rendszerrel, és semmilyen retorzió nem érheti azt, aki bejelentést tesz.”

– mondta Kemény Kornél.

A törvény előírja a vizsgálat és a vizsgáló pártatlanságát. Bár a jogszabály konkrétan nem határozza meg, hogy mit ért a pártatlanság követelménye alatt, az azt hivatott biztosítani, hogy a bejelentés kivizsgálása elfogulatlanul és objektív módon történjen. Ennek értelmében a vizsgáló nem lehet olyan személy, aki a bejelentéssel érintett cselekményhez vagy személyhez kötődik, vagy kötődni látszik. A bejelentővédelmi rendszer hatékony működését megkérdőjelezné a pártatlanság hiánya. A folyamat kiszervezése esetén a külső megbízott pártatlansága mellett az összeférhetetlenségi szabályokat is be kell tartani.

A törvény lényeges pontja a bejelentő védelme. Ez azt jelenti, hogy a jogszerűen megtett bejelentés esetén a bejelentőt nem érheti megtorlás, például nem lehet emiatt jogszerűen megszüntetni a munkaviszonyát. Ha mégis ilyesmi történne, akkor a bejelentő egyebek mellett mentesül a titoktartási kötelezettség alól: nem terheli felelősség a védett titok (például üzleti titok, know-how) felfedéséért, ha arról jogszerűen van tudomása, és azt a jogszerű bejelentés érdekében felfedi. Emellett az ilyen retorziókkal szemben bírósághoz is fordulhat.

„A cégeknél a törvénynek való megfelelést akkor is meg kell vizsgálni, ha már létezik náluk működő visszaélés-bejelentő rendszer. Az eredmény alapján előfordulhat, hogy a rendszert hozzá kell igazítani az új szabályokhoz, ez jelenti a folyamat és a dokumentáció pl. szabályzatok, tájékoztatók hozzáigazítását az új Panasztörvény előírásaihoz.”

– mondta dr. Takács Nóra a KPMG szakértője. Érdemes figyelni például az írásbeli és szóbeli bejelentés lehetőségének biztosítására, illetve a pártatlan kivizsgálással kapcsolatos előírásokra!

A jogszabály két fontos ponton megkülönbözteti a kis- és középvállalatokat a nagyvállalatoktól. A kkv-knál, fő szabály szerint, 2023. december 17. a bevezetés határideje, a többi szervezetre a törvény kihirdetésétől számított 60. nap, azaz 2023. július 24. A másik fontos különbség, hogy a kkv-k közösen is üzemeltethetnek belső visszaélésbejelentő rendszert, a többieknek azonban saját erre szolgáló bejelentő felületre, saját eljárási szabályzatra, saját szervezeti egységre vagy kiszervezett megbízottra (külső szervezetre vagy bejelentővédelmi ügyvédre) van szüksége.

Fontos különbség továbbá, hogy ha a cég nem kkv, akkor abban az esetben is szükség van saját bejelentési rendszer létrehozására, ha az anyavállalatnak van csoportszintű bejelentő rendszere. A kkv-knál (50-249 fővel működő cégek) ezzel szemben van lehetőség közös rendszer üzemeltetésére, de itt is figyelemmel kell lenni a különböző országok eltérő nemzeti szabályaira a működtetés során (kisebb eltérések lehetnek, mert az Irányelv megenged eltérést a minimumszabályokon felül.).

A bejelentőt védő intézménynek részét képezi továbbá a bejelentővédelmi ügyvéd megbízása, aki a teljes visszaélésbejelentési folyamatot kezelheti oly módon, hogy a bejelentést a megbízójához továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében titoktartásra köteles.

Ugyancsak lényegi elem a bejelentő anonimitásának biztosítása. A bejelentő anonim módon (személyazonosságának felfedése nélkül) is tehet bejelentést, aminek jelentősége, hogy védelmet jelent a bejelentők számára, hiszen a bejelentők személyazonosságát nem fedhetik fel, így   megtorlás sem érheti őket. Ha a bejelentőt később esetlegesen mégis azonosítják, és emiatt megtorlás érné, az ún. bejelentővédelmi intézkedések az anonim bejelentőt is megilletik, ha jogszerű bejelentést tett.

Mindezen feltételeket a KPMG szakértői szerint leginkább egy kiszervezett megoldás tudja biztosítani. A munkavállalók számára is így a legegyértelműbb, hogy a rendszer független. Házon belül működtetett visszaélésbejelentő rendszer esetén a szervezeten belüli külön szervezeti egységet kellene létrehozni erre, ami sokkal költségesebb, és nehezebb az anonimitást, a pártatlanságot garantálni. A KPMG erre kidolgozott visszaélésbejelentő rendszere komplett megoldást nyújt egy olyan visszaélés-bejelentő és folyamatkezelő munkafolyamat bevezetésére és működtetésére, amely mindenben megfelel a törvény követelményeinek. Biztosítja a teljes visszaélés-bejelentési folyamat kezelését, és lehetőséget teremt, hogy anonim módon lehessen kommunikálni a bejelentővel. A rendszerben minden bejelentés egyedi esetszámot kap, visszakövethető, ugyanakkor garantált az anonimitása.