Külsőd a névjegyed

Egy szakkiállításon, -vásáron való részvétel előkészítése a standtervezéssel kezdődik. Ez foglalja majd egységbe a cég arculatát, tevékenységét, az eseményen való aktivitását, és főként: ez lesz az eredményes részvétel záloga.

_{Nováczky Csaba
szenior projektmenedzser
Studio Nova}

– A tervezés során három, egymásnak gyökeresen ellentmondó szempontot kell figyelembe venni: a praktikumot, a költséghatékonyságot és a külcsínt – sorolja Nováczky Csaba, a Studio Nova Kft. szenior projektmenedzsere. – Olyan stand nincs, amelyik mindhárom szempont szerint a maximumot nyújtja. Ha az egyikre különösen nagy hangsúlyt fektetünk, annak a másik kettő látja kárát. Már az előkészítés fázisában meg kell találni az ideális egyensúlyt. Szerencsére a kiállítási helyszínek és a szervezők elég tág kereteket hagynak a tervezésre, de néhány behatároló tényezővel azért számolnunk kell. Ezek közül a legfontosabbak a magassági korlátozások, a felhasznált anyagokra vonatkozó tűzvédelmi és biztonsági előírások, valamint a szomszéd standoktól való kötelező „eltartás” követelménye.

– Fontos szem előtt tartani a kiállításon való részvétel célját – hívja fel a figyelmet Szántó Gabriella, a HUNGEXPO Vásár és Reklám Zrt. kommunikációs igazgatója –, hiszen egészen más stand szükséges tárgyalások lebonyolítására, mint image-erősítésre. Előbbinél az üzleti megjelenés és a tárgyalásokhoz szükséges infrastruktúra az elsődleges, míg utóbbinál az, hogy pozitív emóciókat ébresszenek, vagy „wow” élménnyel erősítsék a látogatók és a vállalat közötti kapcsolatot.

Társbérletben

– A standok kivitelezésének kérdésében fontos tény, hogy az élelmiszeripari kiállításokon a magyar cégek jelentős arányban, mintegy 80%-ban közösségi standokon, együtt jelennek meg – mutat rá Máté Szilvia, a BD-Expo Kft. ügyvezető igazgatója. – Ilyen- formán nincsenek könnyű helyzetben, egy központi arculat mellett kell egyediként megjelenniük. Önálló igényekhez így azért kicsi a játéktér és a lehetőség.

– Egy-egy különleges ötlet nagy figyelemfelkeltő erővel bírhat, ugyanakkor a stand arculatát nem szabad sűrűn változtatni, mert az a beazonosíthatóság rovására mehet, apróbb változtatások azonban megengedettek, sőt bizonyos esetekben elkerülhetetlenek – mondja Daróczi László, az Agrármarketing Centrum ügyvezetője.

Nagy pénz, nagy stand?

– A trendeket még mindig a nagy cégek diktálják – mondja Kakuk Márta, a Kölnmesse hivatalos magyarországi képviselője. – A minimál stílus ebben a szegmensben is divatos, és itt sem az olcsóságra törekvést jelenti, hanem az áttekinthető, világos, minőségi anyagok felhasználásával épített, vevőcsalogató standot. Dominálnak a világos árnyalatok, a sötét szín pedig erős kontrasztként jelenik meg.

– Mi azt látjuk, hogy a külföldi cégek által igényelt minimalista megjelenést a hazai megrendelők kevésbé kedvelik – osztja meg eltérő hazai tapasztalatait Nováczky Csaba. – A legtöbb cég a dizájn helyett inkább a költséghatékonyságot és a praktikumot helyezi előtérbe.Megbízóink mintegy 10-20%-a hajlandó kiadni a szükségesnél nagyobb összegeket is egy kiemelkedő megjelenésű standra. A legjobb hatást akkor érhetjük el, ha valamilyen egyedi megoldással felkeltjük a figyelmüket, ami először behozza őket a standunkra, majd ezután ajánlott valamilyen apró programmal, játékkal is készülnünk, amelyben már magával a termékünkkel is kapcsolatba kerülhetnek.

Így növeld a forgalmad

– Alapvető igény a standok kivitelezésénél a megvilágított pult, a cég arculati színeihez igazodó design és a leválasztott tárgyalóterület – tájékoztat Simon-Lutring Tünde, a Német–Magyar Ipari és Kereskedelmi Kamara (DUIHK) munkatársa, a berlini vásárok vásárképviselője.– Formájukat tekintve a sarok- és a több oldalról nyitott standok a népszerűek, és ezek a leghatékonyabbak is. Fontos, hogy a területünk nyitott legyen, mert oda mer igazán belépni a látogató. Jó megoldás egy kis szemléltetőeszköz, vagy termék kihelyezése is, mely azonnal megállítja az érdeklődőket. érdeklődőket. Első lépésként ezzel tudunk kitűnni a többiek közül.

– Sokan a világításon spórolnak – emeli ki az egyik legfontosabb részletet Kakuk Márta. – Azt gondolják, elég lesz a csarnok világítása. Ez egyáltalán nem így van! Nem is szoktuk engedni, mert előfordult már, hogy a kiállításon szembesültek azzal a balladai félhomállyal, ami a standon uralkodott. Mindenki a szép, világos, hívogató standhoz fog odamenni. Ez pszichológia, és nem méretkérdés. Lehet a stand kicsiként is nívós, és nagyként is teletömött, zsúfolt.

– Nagyon sok cég rájött már arra, hogy ilyen alkalmakon nem feltétlenül termékprezentációt kell tartania, hanem előnyösebb, ha valami plusz információt ad magáról – szögezi le Máté Szilvia. – Természetesen ki kell tenni egy-két terméket, de nem mindenáron felsorakoztatni a teljes szortimentet. Ha egy kulturált standon letisztult formában, szépen megvilágítva mutatunk be valamit, az sokkal jobban odavonzza a látogatók tekintetét. Ki kell választanunk, mi mutatja leginkább a cégünk értékét, és mi az, ami nem való egy kiállításra. Ezeket most már tisztán látják azok a cégek, amelyek részt vesznek egy-egy szakvásáron.

– A látványos és könnyen értelmezhető standok szolgálják a legjobban a kiállítók érdekeit – erősíti meg Szántó Gabriella, – hiszen egyszerű, megjegyezhető üzenetet kell közvetíteni annak érdekében, hogy a látogatókat érő számtalan információ közül az adott vállalat maradjon meg az emlékezetben. Ugyanezt a célt szolgálja involválásuk is különböző interaktív megjelenésekkel.

Jaj, csak ezt ne!

Néha hiába a befektetett pénz, hit és energia, elmarad a várt eredmény, és kevés látogatói névjegykártyát számolunk össze a kiállítás után.

– Sajnos nagyon sok kiállító, aki először vesz részt saját standdal egy vásáron, még mindig ott tart, hogy tele akarja írni a falakat rengeteg információval – emeli ki a legnagyobb hibákat Kakuk Márta. – Gondoljunk bele! Ebben a felgyorsult világban, ahol ilyen mértékű információáradat ér minket percről percre, egy néhol 51 focipályányi területet elfoglaló kiállításon kell elérnünk azt, hogy a látogató észrevegyen bennünket, és meg is álljon! Ezenkívül azt sem szabad elfelejteni, hogy szakkiállításokra nem az impulzív vásárlókat várjuk, hanem elsősorban leendő üzleti partnereinket. Amikor tehát a szakember megérkezik, és célirányosan körbejár, első benyomásra fogja eldönteni, megáll-e, vagy sem, komolyan vesz-e, vagy sem. Elég csak 1-2 elemre kihegyezni a látványvilágot. Ez egyrészt azonnal felkelti a figyelmet, másrészt segít megőrizni standunk funkcionalitását is. Lehet az akár egyetlen kép egy termékünkről, amely olyan fantasztikusan van befotózva, hogy azonnal elindul tőle az összes pavlovi reflexünk. Annak például semmi értelmét nem látom, hogy termékeink üres csomagolásával töltsük fel a teljes standot. Összefoglalva: áttekinthetőség, funkcionalitás, kényelem és kiváló világítás.

Catering, a kiállítás aláfestő zenéje

_{Kovács László
tulajdonos-ügyvezető
La Fiesta Party Service}

– Egy vásár résztvevőinek akkor marad igazán emlékezetes egy esemény, ha ahhoz kiváló, minőségi vendéglátás is társul, ami teljessé teszi az élményt – mondja Kovács László, a La Fiesta Party Service tulajdonos-ügyvezető igazgatója. – Ma a catering területén többféle trend megfigyelhető. Divatos a minimalista design, és virágzik a bisztró stílus mind az étel megjelenésében, mind a tálalásban. Trendnek nevezhető az egészséges táplálkozás előtérbe helyezése is. Ezeken felül pedig ma már egyre többen használnak minőségi, hazai alapanyagokat, hiszen igazán ízletes étel csak igényes nyersanyagból készíthető. Hogy a sok lehetőség közül végül milyen cateringet választunk, az a rendezvény típusától, létszámától és a megrendelő büdzséjétől függ. A kiállításokra látogatók elsősorban az ott kínált programokra, látnivalókra kíváncsiak, amihez a catering háttér, „aláfestő zene”. A vendéglátás mindig igazodik az esemény jellegéhez, tematikájához és a helyszín adottságaihoz. A kiállítási stand nem a meleg ételek terepe. Egy vásáron a tárolás, tálalás és fogyasztás helyigényesebb és összetettebb annál, mint amit az ottani infrastruktúra lehetővé tesz, ezért a praktikum és a gyors kiszolgálás a legfőbb szempont. Legelőnyösebbek az olyan hideg ételek, melyek evőeszköz nélkül, állva is könnyen fogyaszthatók. Ilyenek a finger foodok, kis falatkák, tapaszok, street food ételek, melyek trendin elkészíthetők, rendkívül látványosak és ízletesek, így emlékezetes kiegészítői a kiállítás élményének. A helyszínbérlésen, dekoráción és fellépőkön lehet spórolni, de a cateringen nem célszerű. Egy rendezvény sikere a felkínált ételeken, italokon is múlik, mert a megelégedettség fokmérője a vendéglátás és annak minősége.

Charlie angyalai

A hoszteszszolgáltatások „szuperereje” a sokoldalú, képzett hoszteszekben rejlik. Szépek, kedvesek, idegen nyelveket beszélnek, értenek a digitális eszközökhöz és az értékesítéshez. Az elvárások ma már túlmutatnak a klasszikus szórólaposztáson.

_{Ertl Erzsébet
üzletágigazgató
HD Group}

– Megrendelői oldalról tapasztalható egy elmozdulás az állandó, márkához/termékhez köthető hoszteszcsapatok igénye felé – ismerteti a legfrissebb szakmai jellemzőket Ertl Erzsébet, a HD Group üzletágigazgatója. – Egy-egy brand arculatához, image-éhez köthető elvárások ügyfelenként eltérnek, ugyanakkor egyre gyakrabban jelentkezik egy állandó, képzett csapat felállításának igénye. Az ilyen csapatok transzparensen, felkészülten, egy állandó minőséget garantálva tudják képviselni megrendelőink márkáit a különböző aktivitások során.

Hajviselettől a speciális képzésekig

– A hoszteszekkel szembeni legfontosabb elvárás az intelligencia, a megfelelő kommunikáció, és természetesen, hogy mindehhez csinos, megnyerő külső társuljon – tér rá a hoszteszkvalitások részleteire Garai-Gémes Andrea, az In-store Team operatív vezetője. – Néha elvárás egy bizonyos testmagasság és/vagy mellbőség, esetleg hajszín, de volt rá példa, hogy a hosztesznek feltétlenül lófarokban kellett viselnie a haját. Külföldi vendégek esetén pedig természetesen legalább társalgási szintű nyelvismeret szükséges.

– Ebben a kérdésben jelentkeznek leginkább az ügyfeleink, illetve a különböző aktivitási területek közötti eltérések – folytatja Ertl Erzsébet. – Egészen más idegen nyelvi, promóteri, eladástechnikai előképzettség szükséges egy nívós rendezvényhez, mint egy országos áruházi aktivitáshoz. A HD Groupnál kiemelt szempont, hogy az eltérő aktivitásokhoz illeszkedő hoszteszmunkaerőt képezzünk és közvetítsünk. Az utóbbi években sokat fektettünk az ilyen képzésekbe különböző tréningek keretében, ezek pozitív hatásai pedig egyértelműen megmutatkoznak. Tapasztalható egyfajta trend, mely egyértelműen nyit a digitális eszközök adta lehetőségek felé. Egyre több a digitális kijelző, a tablethasználat, ugyanakkor nem szabad elfelejteni, hogy ezek főleg kiegészítő eszközök. A hoszteszmunkaerővel kapcsolatos elvárásokat természetesen nem tudják helyettesíteni, így a hagyományos értékek, mint a kiemelkedő kommunikációs készség, kedves természet, proaktív hozzáállás továbbra is a legfontosabb jellemzői egy általunk biztosított hosztesznek.

Szakvásárok reneszánsz emberei

A megrendelőknek nem csupán saját igényeiket kell számba venniük, de a látogatói élmény tekintetében is mérlegelniük kell, milyen hoszteszszolgáltatást vesznek igénybe egy szakkiállításon, vásáron.

_{Garai-Gémes Andrea
operatív vezető
In-store Team}

– Ilyenkor az alapvető szolgáltatások teljes palettáját igénylik – mondja Garai-Gémes Andrea. – Az üdvözlés, eligazítás, regisztráció, információnyújtás, az értékesítésben való részvétel és a megbízó „keze alá dolgozás”, mind része egy-egy megbízásnak. Ezekhez képest plusz, vagy valamelyest innovatív, amikor olyan hoszteszekre van szükség, akik otthon vannak a digitális eszközök és applikációk használatában, saját maguk is okostelefonnal rendelkeznek, és jól értenek a tablethasználathoz. Mivel a digitális technológiák és az online szolgáltatások mára a mindennapok részévé váltak, megnőtt a kifejezetten jó műszaki érzékű hoszteszek iránti igény.

– Egy vásáron való megjelenésnél a hagyományos szolgáltatást javasolt kiegészíteni valami hozzáadott értéket tartalmazó mechanizmussal – avat be Ertl Erzsébet. – Egy-egy ilyen eseményen minden kiállító kedveskedni akar valamivel az érdeklődőknek, ami ugyanakkor sok esetben nem mutat túl az ajándék toll-logózott bögre-szórólap hármason. Fontos, hogy a kiállító olyat mutasson, ami nem csupán az ajándéktárgy színében tér el a többi résztvevőétől. Ez lehet akár egy meglepőbb ruhaválasztás, vagy akár egy innovatív dekorációs elem. A HD Groupnál mindig arra törekszünk, hogy a megbízóink iránt érdeklődő látogatók egy ilyen eseményen élménnyel távozzanak a standtól. Véleményem szerint hosszú távon ennek van a legnagyobb értéke.

Jung A.