Kö­ze­le­dik a pa­pír­men­tes ügy­vi­tel ko­ra

Ami­kor elekt­ro­ni­kus ke­res­ke­de­lem­ről be­szé­lünk FMCG-cégek ese­té­ben, ak­kor az úgy­ne­ve­zett core bu­si­ness­hez tar­to­zó te­vé­keny­sé­gek fo­lya­ma­ta­i­nak elekt­ro­ni­zá­lá­sá­ról van szó – mond­ja Springel Já­nos, a T-Systems ve­ze­tő kon­zu­len­se.A szak­em­ber sze­rint a ré­gi mar­ke­ting­ér­vek, hogy az elekt­ro­ni­kus fo­lya­ma­tok gyor­sab­bak, pon­to­sab­bak, ke­ve­sebb a pa­pír­fel­hasz­ná­lás, ke­ve­sebb a rek­la­má­ció, élő­mun­kát ta­ka­rít meg a cég, iga­zak, de ma már sok­kal meg­győ­zőbb ér­vek szól­nak az új tech­no­ló­gi­ák be­ve­ze­té­se mel­lett. A nagy ke­res­ke­dő­cé­gek az egy­re erő­sö­dő pi­a­ci ver­seny mi­att kény­te­le­nek nö­vel­ni a ha­té­kony­sá­got, csök­ken­te­ni a költ­sé­get. En­nek ér­de­ké­ben elekt­ro­ni­kus fo­lya­ma­tok­kal vált­ják fel a ré­gi pa­pír­ala­pú fo­lya­ma­to­kat, a pa­pír­do­ku­men­tu­mok fel­dol­go­zá­sá­nak költ­sé­ges és las­sú rend­sze­rét. Az FMCG-szektor nagy cé­gei, áru­ház­lán­cok és nagy be­szál­lí­tók, az új tech­no­ló­gi­ák be­ve­ze­té­sé­vel nö­ve­lik ha­té­kony­sá­gu­kat, se­gít­sé­gük­kel gyor­san tud­nak re­a­gál­ni a vál­to­zá­sok­ra. A kis cé­gek az el­múlt évek­ben nem so­kat pro­fi­tál­tak az elekt­ro­ni­kus ke­res­ke­del­mi mód­sze­rek al­kal­ma­zá­sá­ból, szá­muk­ra ez nem je­len­tett je­len­tős meg­ta­ka­rí­tást, és sze­re­pük is elég pas­­szív volt, mint az elekt­ro­ni­kus meg­ren­de­lé­sek fo­ga­dói. Springel Já­nos sze­rint a be­szál­lí­tó ki­sebb cé­gek­nek je­len­leg a pi­a­ci hasz­not az je­len­ti, hogy be­ke­rül­het­nek, il­let­ve bent ma­rad­nak a nagy üz­let­lán­cok be­szál­lí­tói kö­ré­ben. Szá­muk­ra alap­ve­tő, hogy a nagy ügy­fe­lek fo­lya­ma­ta­i­hoz iga­zod­ja­nak. Azon­ban a kö­zel­jö­vő­ben je­len­tős vál­to­zás kö­vet­kez­het be, hi­szen az elekt­ro­ni­kus szám­lá­zás fel­tét­ele­i­nek meg­te­rem­té­sé­vel a kis be­szál­lí­tók is ak­tív ré­sze­se­i­vé váll­nak az elekt­ro­ni­kus fo­lya­ma­tok­nak, mint az elekt­ro­ni­kus szám­lák ki­bo­csá­tói.

Igény van a szol­gál­ta­tás­ra
Springel Já­nos sze­rint egy or­szá­gos há­ló­zat­tal ren­del­ke­ző üz­let­lánc évi 300-350 ezer szám­lá­tól 1-1,5 mil­lió szám­láig fo­gad be. Ezek rend­sze­re­zett, szak­sze­rű tá­ro­lá­sá­hoz óri­á­si tá­ro­ló­ka­pa­ci­tás­ra van szük­ség. A fo­lya­ma­tok elekt­ro­ni­zá­lá­sa kö­vet­kez­té­ben a fo­lya­ma­tok nem csak gyor­sab­bak­ká és egy­sze­rűb­bé vál­nak, de meg­szűn­het a pa­pír­do­ku­men­tu­mok tá­ro­lá­sa is. Ugyan­ak­kor az elekt­ro­ni­kus do­ku­men­tu­mok tá­ro­lá­sá­ra a jog­sza­bály­ok ko­moly elő­írá­so­kat, kö­ve­tel­mé­nye­ket fo­gal­maz­tak meg, ami nem min­den fel­hasz­ná­ló szá­má­ra tel­je­sít­he­tő, vagy csak na­gyon költ­sé­ge­sen.
Ezt a pi­a­ci igényt fel­is­mer­ve a Ma­gyar Telekom egy olyan ar­chi­vá­lá­si szol­gál­ta­tás be­ve­ze­té­sét ter­ve­zi, amely a je­len­le­gi jog­sza­bá­lyi elő­írá­sok­nak meg­fe­le­lő­en, hi­te­les mó­don tá­rol­ja az elekt­ro­ni­kus szám­lá­kat. A szol­gál­ta­tás se­gí­ti majd fel­hasz­ná­ló­it ab­ban is, hogy az ügy­fe­lek az ar­chi­vált szám­lák „elő­ke­re­sé­se­kor” az ar­chi­vált fáj­lon felül, csa­tol­tan meg­kap­ják az APEH ál­tal elő­írt meg­je­le­ní­té­si for­má­ban is a szám­lát! A T-Systems a kö­vet­ke­ző ne­gyed­év­ben ter­ve­zi be­ve­zet­ni az EDI-alapú szám­lát, az azt kö­ve­tő ne­gyed­év­ben pe­dig a di­gi­tá­li­san alá­írt és idő­pe­csét­tel el­lá­tott szám­lák és egyéb do­ku­men­tu­mok ar­chi­vá­lá­sát. Az ar­chi­vá­lá­si szol­gál­ta­tás ki­ala­kí­tá­sá­nál, be­ve­ze­té­sé­nél alap­ve­tő szem­pont a T-Systems szá­má­ra, hogy a szol­gál­ta­tás 100 szá­za­lé­ko­san fe­lel­jen meg a ha­zai tör­vé­nyi és ha­tó­sá­gi elő­írá­sok­nak.

Elekt­ro­ni­kus író­gép
Az EDI-szolgáltatások ki­ala­kí­tá­sa­kor min­den­képp szem előtt tart­ják, hogy a kis- és kö­ze­pes vál­lal­ko­zá­sok­nál in­ho­mo­gén az in­for­ma­ti­kai inf­rast­ruk­tú­ra, vál­to­za­tos a ren­del­ke­zés­re ál­ló szak­tu­dás is. Ne­he­zebb a szük­sé­ges (és a jo­gi sza­bá­lyo­zá­so­kat is ki­elé­gí­tő) in­for­ma­ti­kai hát­te­ret meg­te­rem­te­ni ah­hoz, hogy az elekt­ro­ni­kus szám­la­ki­bo­csá­tás va­ló­ság­gá vál­jék. Ezért a szol­gál­ta­tá­so­kat úgy ala­kí­tot­ták ki, hogy mi­ni­má­lis in­for­ma­ti­kai tu­dás­ra le­gyen szük­ség an­nak hasz­ná­la­tá­hoz. A T-Online ál­tal kí­nált webEDI szol­gál­ta­tás Springel Já­nos sze­rint an­­nyi­ra fel­hasz­ná­ló­ba­rát, hogy al­kal­ma­zá­sá­hoz nem kell na­gyobb szak­is­me­ret, mint egy elekt­ro­ni­kus író­gép­hez. C. I.