Iroda és otthon is: ki hogyan kezeli a home office-t?

Csík Klára

Ahány szervezet, annyi  kultúra, szokás, mondhatjuk, kicsi-nagy ,magyar vagy nemzetközi , fővárosi vagy éppen vidéki, minden tényező befolyásolja a cégek működését.

Te kedveled a HO módszert? 

Újvári Beáta

ÚB – Igen, kedvelem a HO módszert – de legalább ennyire kedvelem az irodai munkavégzést is – mondja Bea – Mindkettőnek megvan a maga előnye és a kettő rugalmas ötvözése rendkívül hatékony, ha jól csináljuk. Cégünknél, mely magyar és nemzetközi gyökereken alapul,  a Pepsivel való együttműködés során a nemzetközi cégkultúrát is magáénak vallja, eleve jelentőséggel bír az otthoni és az irodai munka elegye.

KG – a HAME ,mely egy norvég tulajdonú, tőzsdén jegyzett cég, cseh régiós központtal működik, a magyar szervezet hozzájuk képest kicsi, szinte családias méretű, mely a működést is meghatározza.

Már covid előtt hallottunk a HO módszerről, de inkább az irodai munkát részesítettük előnyben. Megfelelő keretek, szabályok között a rendszer jól működhet, vannak előnyei. Fontos, hogy az irodai és a HO munka módszer között egészséges kombináció alakuljon ki.

Működött e  cégeteknél HO  a pandémia előtt, és ha igen, hogyan ?

ÚB – Már a COVID előtt is működött, volt HO-ra lehetőség a cégnél. A mostani helyzethez képest talán az a különbség, hogy akkor még nem volt intézményesítve, szabályzatba foglalva. Korábban csak alkalmanként fordult elő a HO és aki így akart dolgozni, indokolnia kellett, miért nem jön be az irodába. Például, mesterembert kellett otthon fogadnia vagy beteg lett a gyerek. Nem volt akadálya, de az irodában végzett munka volt az elfogadott. Egy-egy komplex stratégiai projekt esetén is volt, aki otthon, elvonultan dolgozott, amikor nem volt szükség az irodai infrastruktúrára. A pandémia kezdetekor nem igazán örültek a kollegák, az otthoni munkavégzésnek, de később, amikor már otthon berendezkedtek a kényszerűség hatására, megbarátkoztak vele és élvezték  előnyeit.

Egy évvel később már inkább az volt a kérdés, miért kell visszamenni az irodába , ha otthonról is kiválóan működik a munkavégzés.

Kovács Gábor

KG – Pandémia előtt nálunk nem volt gyakorlat a HO, nem működött, a többi magyar céghez hasonlóan az irodai, benti munka volt az elfogadott, mindennapos. A személyes jelenlétre fókuszáltunk, mely igazodott a régiós rendszerhez. Sajnos a karantén, a vírus elterjedése jelentette a HO módszer bevezetését a mi cégünknél is. Nem volt mit tenni, alkalmazkodni kellett a megváltozott körülményekhez és az iroda helyett az otthon is a munka terepe lett, a modern technika eszközeit használva tartottuk  a kapcsolatot. Teams, SKYPE, megannyi  technikai vívmány alkalmazása segítette munkánkat.

Kérlek, soroljatok fel 3 előnyt, melyek a Home Office-t jellemzik !

ÚB – 1. Egyes feladatok, melyekhez elvonultság, mélyebb gondolkodás, agyalás szükséges hatékonyabban végezhető,

2. Takarékosság az idővel- nem kell közlekedni minden nap,

3. A dolgozói elégedettség növekedett általa.

KG – 1. Rugalmasabb időbeosztás

        2. Kellemes ,otthoni környezet, nagyobb koncentrációt igénylő feladatok elvégzéséhez, elmélyülten lehet dolgozni, nem zavar semmilyen külső körülmény,

3. Több családi interakcióra van lehetőség – közös ebéd, többet látom a gyereket – még akkor is ha többet dolgozom.

Szerintetek melyek a fejlesztendő területek a HO-t tekintve ?

ÚB – Vállalatunknál minden adott és rendelkezésre áll a hatékony HO munkavégzéshez. Kevésbé a fejlesztésre, inkább az üzletileg egészséges egyensúly fenntartására koncentrálunk. Fontos, hogy a heti 1-2 nap otthoni munkavégzés mellett megmaradjon az irodai személyes jelenlét, minimum egy héten egy nap legyen, amikor mindenki elérhető az irodában. A személyes megbeszéléseket erre a napra időzítjük.

KG – Véleményem szerint az otthoni munkakörülmények javítása céges támogatással fontos fejlesztendő terület. Hatékonyabb közös naptárhasználat, ki mikor érhető el, segítené a jobb időbeosztást.

Jelenlétet igénylő  adminisztratív feladatok harmonizálása, hatékonyabb kezelése segítené a HO munkát is pld. aláírások kezelése, futár beosztás.

Hogyan látod a 2022-2023 -at HO szempontjából?

ÚB – Most már , amikor jórészt túl vagyunk a pandémián, heti 3 nap irodai jelenlétet várunk el a munkatársaktól és heti 2 nap otthoni munka engedélyezett. Választható a HO, nem elvárás, mindenki maga és a munkája dönti el, melyik módszert választja, persze a többiekkel való együttműködést figyelembe véve.

KG – Nálunk kettős a helyzet, mivel két irodánk van. Az adminisztratív központunkban – a „ back office” – ban nagyrészt az irodában dolgoznak a kollégák, mert ez a hatékonyabb, így e területen a HO alkalmi, ad-hoc jelleggel működik. A sales és a marketing tevékenység a budapesti „front office”-ban zajlik , itt 2 napot töltünk ben , a többi nap HO.

A jövőt illetően egyetértettünk beszélgetőpartnereimmel, hogy a HO módszer mára elfogadott, gyakori, az irodai munkát kiegészítő vagy akár önállóan is működő lehetőség, mely könnyíti, rugalmassá teszi a mindennapi munkát – és nem utolsósorban növeli a hatékonyságot és a dolgozói elégedettséget is.

Nevezhetjük divatosan hibrid megoldásnak, HO és irodai munka együttese,  mely megfelelő szabályok kialakítása és betartatása mellett, melyekre szükség van, növeli a cégek eredményességét.

Csík Klára