Az új panasztörvény komoly terheket ró a cégekre – érdemes azonnal elkezdeniük a felkészülést

Többek között kötelező visszaélés-bejelentő rendszert létrehozni

Az Országgyűlés május 23-án elfogadta a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvényjavaslatot, amely a 2013-ban elfogadott Panasztörvényt váltja fel. A törvény lehetőséget ad munkahelyi visszaélések, szabálytalanságok névvel vagy névtelenül történő bejelentésére, és számos vállalatnak írja elő kötelező visszaélés-bejelentő rendszer létrehozását. A jogszabály az EU-s Whistleblowing-direktívához igazodik: célja a 2019/1937/EU-irányelv átültetése a magyar jogrendszerbe, és ezáltal a közérdeket érintő veszélyekkel kapcsolatos bejelentések szabályozása. A felkészülési idő rövid, hiszen bizonyos cégeknek mindössze 60 napja van a kötelezettségek teljesítésére, de legkésőbb 2023. december 17-ig mindenkinek létre kell hoznia a visszaélés-bejelentési rendszert. A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság a kötelezettségek teljesítését, az adatvédelmi szabályok betartását pedig a NAIH fogja ellenőrizni.

Bármely munkahelyi visszaélés esetén „kongathatjuk a vészharangot”

Habár az angolszász országokban jól ismert „whistleblowing” kifejezés nagyjából annyit jelent, mint „kongatni a vészharangot”, nem áll távol a jogi szóhasználattól sem. A fogalom alatt ugyanis jogi összefüggésben közérdekű bejelentőt kell érteni, aki olyan kérdésekben kongatja meg a vészharangokat, amelyekben össztársadalmi érdekeket sértő cselekmények történnek. Ennek szellemében a panasztörvény gyakorlatilag bármely jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény vagy mulasztás bejelentését lehetővé teszi, kezdve például közbeszerzési eljárások során tapasztalt visszaéléstől, a szakmai titoktartás elmulasztásán át, egészen a fogyasztóvédelmi vagy környezetvédelmi szabálysértésekig. A bejelenthető magatartások alá pedig nemcsak a jogszabályba ütköző jelenségek tartoznak, hanem a munkáltató belső szabályzatában jogellenesnek minősített magatartások is (ilyen lehet például az üzleti ajándék elfogadása vagy egy állásra jelentkező elutasítása az etnikai hovatartozása miatt).

A jogszabály ugyanakkor nem csupán a bejelentések témájában „enged szabad kezet”, de a tekintetben is, hogy kik élhetnek ezzel az eszközzel. A munkavállalókon kívül többek között bejelentést tehet a foglalkoztató cég (társ)tulajdonosa, felügyelőbizottsági tagja, alvállalkozója, beszállítója, gyakornoka, önkéntese, és az, akinek a foglalkoztatóval az ilyen jellegű kapcsolata már megszűnt, vagy akinek ilyen kapcsolat létesítésére irányuló eljárása még csak folyamatban van – összességében tehát bárki, aki szerződéses jogviszonyban áll(t) az érintett vállalkozással vagy szervvel.

Visszaélés-bejelentési rendszer: „etikai forródrót” a bejelentések kezelésére

Ennek megvalósítására az új törvény által előírt egyik legfontosabb kötelezettség az, hogy az 50 vagy annál több munkavállalót foglalkoztató munkáltatóknak egyfajta „etikai forródrótot”, belső visszaélés-bejelentési rendszert kell felállítaniuk, amely egyrészt a visszaélést bejelentővel való kapcsolattartást, másrészt annak névtelenségét is biztosítja. A foglalkoztatottak létszámától függetlenül ez ugyanúgy vonatkozik a pénzmosás elleni törvény hatálya alá eső szervezetekre is – a hitelintézetekre, pénzügyi szolgáltatókra, ingatlanügylettel kapcsolatos vagy könyvvizsgálói, adószakértői tevékenységet végzőkre, illetve az állami szervekre vagy helyi önkormányzatokra.

Ezen felül más követelményeknek is meg kell felelniük, mint például:

–          fel kell készülniük a panaszbejelentési rendszer kialakításához kapcsolódó személyes adatok kezelésére,

–          ennek megfelelően módosítaniuk kell a már meglévő tájékoztatókat,

–          valamint rendelkezniük kell a beérkező bejelentések vizsgálatára jogosult bejelentő-védelmi megbízottal is.

Új felelősség a láthatáron: egy „bejelentővédelmi-megbízottat” is ki kell jelölni

A munkáltató dönthet úgy, hogy a beérkező bejelentéseket belsőleg kezeli, vagy bevonhat egy pártatlan, külső személyt/szervezetet is. A feladatot ellátó megbízott legfontosabb feladatai közé tartozik a bejelentést tevő tájékoztatása mind a személyes adatainak kezeléséről, mind az eljárási szabályokról – kiemelt figyelmet fordítva arra, hogy mindvégig megőrizze az eljárás során kezelt személyes adatok biztonságát és integritását. Egy belső ellenőrhöz vagy adatvédelmi tisztviselőhöz hasonlóan a tájékoztatás mellett adott esetben gondoskodik a szóbeli bejelentés jegyzőkönyvének elkészítéséről, átadja azt a bejelentő részére, a vizsgálatot lefolytatja vagy közreműködik benne, továbbá egyeztet az érintett társosztályokkal és személyekkel is.

„A jogszabály 19. § (1) bekezdése szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszert egy erre kijelölt személy vagy szervezeti egység működtetheti, aki azonban nem utasítható, és a feladatkörébe tartozó ügyeket más szervektől elkülönülten látja el. Ezért is kiemelten javasolt az, hogy egy objektív, külső szakértőre bízzuk ezt az összetett tevékenységet, így nemcsak felgyorsíthatjuk a kötelezettségek jogszabályban foglaltak szerinti megvalósulását, de egyben átláthatóbbá és hitelesebbé is tehetjük a folyamatainkat”

– hangsúlyozza dr. Kreiniker-Barna Eszter, a Saldo Zrt. vállalati jogásza.

Az érintett munkáltatóknak azonnal érdemes elkezdeniük az új whistleblowing működés kialakítását ahhoz, hogy a rövid, 60 napos felkészülési idő alatt „zöld utat kapjon” belső visszaélés-bejelentési rendszerük.

A Saldo Zrt. kiemelt feladatának tekinti a gazdálkodó szervezetek támogatását, ezért egy dedikált szolgáltatást vezetett be az érintett munkaadóknak, hogy határidőn belül megfelelhessenek az új jogszabálynak. A tanácsadói cég emellett rendszeres képzésekkel és szakkönyvekkel is segít a tudásmegosztásban, valamint a naprakész információk átadásában.