5 dolog, amit már most könnyen digitalizálhatnánk a munkában

Vendégfogadás

A digitalizáció és az automatizálás jelentős időt és humánerőforrás-kapacitást szabadít fel

Amikor az irodába vendég érkezik, arról jellemzően személyesen, e-mailben vagy telefonon szólnunk kell a recepciónak, hogy biztosan beengedjék az illetőt. Ezt tovább bonyolíthatja, ha a vendég autóval érkezik, és parkolóhelyet is kell foglalnunk számára. Egy szolgáltatásmenedzsment-rendszer jelentősen megkönnyíti mindezt: a kollégák online felületen rögzíthetik, hogy mikor és ki érkezik az épületbe, így a recepción már egyből látni fogják, kit és hova kell irányítaniuk. Ezzel azt is elkerülhetjük, hogy hosszas e-maileket kelljen írnunk arról, hogyan kell eljutni az irodáig – illetve azt is, hogy a bejáratnál személyesen kelljen várnunk a vendégünket.

Tudásmegosztás

Régi HR-es anekdota, hogy egy új kolléga az első hónapban még költség, és nyereséget csak a harmadik hónapban kezd el termelni a cég számára. Az új munkatárs betanulását és a mindennapos problémamegoldást is megkönnyítheti viszont, ha a legfontosabb vállalati információk, illetve a cégen belül felmerülő gyakori kérdések és az azokra adott válaszok egy közös, keresési funkcióval ellátott digitális platformon, egy online tudásbázisban kapnak helyet. Egy ilyen felületen bárki beírhatja az aktuális kérdését a keresőbe, és azonnal meg is találhatja rá a megoldást – anélkül, hogy keresgélnie kellene a kérdésért felelős személyt.

Eszköz- és helyiségfoglalás

Gyakori jelenség az irodákban, amikor két csapat ugyanazt a tárgyalótermet foglalja le, vagy a helyiségből pont csak azok az eszközök hiányoznak, amikre éppen szükség lenne. Ha netán közös használatú autó vagy hot deskek is vannak a cégben, a konfliktus szinte garantált. Egy olyan közös digitális rendszerben, ami mobilalkalmazásból is kényelmesen elérhető – ilyen például a TOPdesk –, egyetlen grafikus ábrán látható minden céges eszköz – íróasztal, kulcsok, belépőkártyák, autók, laptopok, termek –, és azok foglaltsága, és a kollégák rögtön le is foglalhatnak bármit.

Szerződéskezelés

A szerződéseket – ha nincsen erre külön rendszere a cégnek – általában e-mailben küldözgetjük egymás között a partnerrel, ami gyakran hosszas levelezést eredményez sok módosítási körrel, a végén pedig már azt sem tudjuk, aláírtuk-e a dokumentumot és a végleges verzió milyen kikötéseket, határidőket tartalmazott. Ha sok szerződéses feladattal vagy szolgáltatással dolgozunk, az azokhoz kapcsolódó határidőket és feladatokat egyetlen helyen láthatjuk egy erre alkalmas szoftverben, amivel így például a nem tervezett szerződéshosszabbításokat is megelőzhetjük.

Feladatrendszerezés

A feladatrendszerező és folyamatkezelő alkalmazások, digitális felületek nem újkeletűek, és már a kisebb létszámú cégek körében is sokan használnak valamilyen megoldást arra, hogy a kollégák egy közös online felületen követhessék a munkafolyamatokat. Ritkán van azonban megoldás az ismétlődő feladatok rögzítésére – ezeket jellemzően külön-külön kell felvinnünk, ha minden héten vagy hónapban emlékeztetőt szeretnénk kapni róluk. Egy komplex rendszerben azonban az ismétlődő operatív feladatok és folyamatok már automatikusan megjelennek, így kisebb az esély arra, hogy ezeket elfelejti az illetékes.

Az ilyen apróbb feladatok automatizálása és digitalizálása nagy terhet vehet le a munkavállalókról, és mivel kevesebb figyelmet kell fordítaniuk az operatív jellegű teendőkre, több idő juthat a fontosabb területekre.