Pontos, gyors információk minden szinten

Egy új informatikai rendszer bevezetésénél az előkészítés folyamatára időt kell szakítani. Az igényeket pontosan fel kell mérni – értenek egyet azok az informatikai cégek, akiket az idei újdonságaikról is megkérdeztünk. Az FMCG-szektor vállalatai a szabályozás specifikumai miatt konkrét problémákat is megoldani tudó rendszereket is keresnek.

Manapság nem elég egy-két kasszát telepíteni, a hozzájuk tartozó háttérrendszerek és naprakész vezetői információk szolgáltatásai nélkül nem lehet sikeres és jól működő egy vállalkozás.

– A rohamosan fejlődő FMCG-szektor felismerte, hogy komplex megoldásokra van szükség a gyors, hatékony és költséghatékony működéshez – ismerteti Szabó Dávid, a Szintézis Zrt. vezérigazgatója. – Az új üzletfelek felismerték, hogy a Szintézis Zrt. már nem csupán retail szolgáltató: integrált vállalatirányítási, klasszikus IT és komplex szolgáltatói üzletágai minden felmerülő igényt és elvárást ki tudnak elégíteni.

Egyre népszerűbb a SZIKE

A vállalat 27 éve a magyar üzleti informatikai élet szereplője. Retail üzletáguknak köszönhetően 2013-ban 2,8 milliárd forintos rekordösszegű árbevételre tettek szert, ami jól jelzi, hogy a magyar FMCG-piac erősödik, nagy potenciált rejt magában. Természetesen árbevételük egy része az online kasszás átállásból adódott, de számos új megrendelés érkezett a piacon közkedvelt Szintézis Áruforgalmi Kereskedelmi Rendszerre (SZIKE) is. A rendszer moduláris és skálázható, ezért iránta gyakorlatilag a pár fős kisvállalkozásoktól kezdve a nagy multinacionális vállalkozásokig mindenki érdeklődik. A mikrovállalkozások a fenntarthatóságot és minőséget, a nagyvállalatok a biztos szoftverpartnert, a széles IT-portfóliót és a rugalmas megoldásokat keresik.

Kimondottan mobiltechnológiákra szakosodott a Szintézis-Net Kft; Android, Windows és iOS telefonokra fejleszt mobilalkalmazásokat. A Szintézis-Net igazi sikertörténet, a 10 évvel ezelőtt 4 fővel létrehozott vállalkozás napjainkban 80 fős szakértőgárdával dolgozik. A zömében amerikai és francia piacra dolgozó cég dinamikusan fejlődik, köszönhetően a győri egyetem fiatal tehetségeinek. A SZIKE Áruforgalmi Kereskedelmi Rendszer alapverziója is támogatja a mobil ERP-kapcsolatokat, a felmerülő extra kéréseket a Szintézis-Net segítségével oldják meg.

Kiszámítható megoldás

Két újdonságot emelt ki az SAP megoldásaival foglalkozó OnliveIT Kft. ügyvezető igazgatója, Matolcsi Tamás rendszerük kapcsán. A SAP HANA technológia megjelenése főleg nagyobb cégeknek, míg a bérelhető, felhő alapú megoldás inkább a kisebbeknek hoz új lehetőségeket. Az SAP HANA-ban ötvöződnek az ügyviteli rendszer, a vezetői információs rendszer legjobb tulajdonságai a lehető legnagyobb sebességgel, így akár nagyon összetett lekérdezések is kinyerhetők a rendszerből, azonnal. Nincs szükség további szerverekre, várakozásra a riportolásnál, hanem rögtön rendelkezésre állnak az információk, akár operatívan dolgozik valaki, akár vezetőként döntéseket kell hoznia. A cloud alapú megoldás azoknak a cégeknek nyújt új lehetőségeket, akik nem szeretnének vagy nem tudnak szerverek, licencek megvásárlására költeni, és nem akarnak azok üzemeltetésével bíbelődni, hanem egy kiszámítható, stabil megoldásra vágynak, amit csak egyszerűen használni kell.

Továbbá érdekesség, hogy a mobileszközök tömegessé válásával már nem csak a cégvezetők privilégiuma az azonnali és pontos információ. Bármelyik, terepen dolgozó kolléga bejelentkezhet a rendszerbe, és tájékozódhat az aktuális készletekről, árakról, vagy akár rendelést adhat fel, ami rögtön megjelenik a központban.

A bevezetések kapcsán Matolcsi Tamás több tanáccsal is szolgált.

– Próbálják a cégek reálisan meghatározni a célokat! Ne úgy gondoljanak a rendszerre, amit majd most jól kialakítunk, és aztán tíz évig megint nem nyúlunk hozzá, hanem mint egy platformra, amire mindig rá lehet építeni az aktuális helyzethez illeszkedő funkciókat. Legyenek bátrak, és merjék újragondolni a folyamataikat. Legvégül, ne csak a költségeit nézzék a rendszer bevezetésének, hanem azt is, hogy mennyi pénzt tud termelni, hisz egy jól bevezetett rendszer költségcsökkentést, hatékonyságnövekedést, nagyobb forgalmat, ezáltal pedig több profitot jelent a cég számára – hangsúlyozza Matolcsi Tamás.

Belső igények alapján

– Az FMCG-cégek először felmérik belső igényeiket, szerencsés esetben az üzleti folyamatok felmérése és esetleges átalakítása is megtörténik. Ekkor fordulnak hozzánk, hogy vállalatirányítási, pénzügyi megoldást keresnek – tájékoztat Takáts István, az Update Consulting Kft. ügyvezető igazgatója.

Az ügyvezető tájékoztatása szerint egyre több magyar vállalat és vállalkozás is megkeresi őket az utóbbi időben. Míg korábban főleg a nemzetközi vállalatok kerestek integrált rendszereket, ma már a hazai vállalkozások is szánnak erre energiát és pénzt. Ugyanakkor az elmúlt években a cégek visszafogták beruházásaikat ezen a piacon, és most kerül sor az elhalasztott bevezetésekre, így az Update Consultingnál élénkülést tapasztalnak a piacon.

A vállalat a Microsoft Dynamics AX ERP-rendszer bevezetésével foglalkozik, ennek a megoldásnak tavaly jelent meg a legújabb verziója. Takáts István tájékoztatása szerint FMCG-területen az értékesítésben korábban is használtak mobileszközöket, de az új technológiákkal és eszközökkel ez ma már online készülék, telefon, tablet is lehet. A mobilhasználat igénye részben a területi értékesítésben, részben a vezetőkben merül fel. Az utóbbiak vezetői információk kinyerésére és jóváhagyási, ellenőrzési folyamatokra használják.

Üzleti folyamatokat vezetnek be

A cégvezető úgy véli, a megrendelők egyik legfontosabb szempontja az iparági tapasztalat, a referenciák. Részben ennek is köszönhető, hogy új megrendelők gyakran az iparági referenciáik alapján választják a céget.

A vállalatnál két fontos hibával találkoztak a bevezetések során. Az egyik, hogy fokozatosság nélkül mindent bele szeretnének tenni a bevezetési projektbe. Ezzel gyakran túl nagyra nő, áttekinthetetlenné és kezelhetetlenné válik a projekt. A cégnél a többlépéses bevezetés hívei, többek között azért is, mert az első lépések tapasztalatai alapján gyakran a projekt további céljai és lépései is megváltoznak. Másik hiba, hogy az ügyfelek az új rendszerrel a régi megoldásuk hibáit szeretnék kiküszöbölni, mert nehezen tudnak elvonatkoztatni a meglévő rendszerüktől.

Fontos, hogy nem egy szoftvert vezetünk be, hanem üzleti folyamatokat, amelynek az eszköze a szoftver. Ha csak a szoftvert cseréljük le, akkor csak egy kis lépést teszünk. Hatékonyabb, a mai eszközök előnyeit kihasználó folyamatokkal lehet igazán nagy előnyre szert tenni a piacon.

Mobil-megoldás nemzetközi vizeken

– Az FMCG-cégek általában vállalatirányítási rendszert keresnek nálunk, de többször konkrét problémára szóló megoldásra van szükségük, mint például jövedéki termékeket is kezelő vagy termékdíjjelentést is biztosító rendszerre – ismerteti Svéd János, a MultiSoft Kft. értékesítési és marketingigazgatója. A vállalat azt érzékeli, hogy élénkül a kereslet ezen a piacon, és ennek is köszönhetően tavaly rekord árbevétellel zárták az évet.

A nemzetközi piacokon is sikerrel értékesített MobileNAV megoldásuk világújdonságnak számít. A rendszer lehetővé teszi, hogy a Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási rendszert a felhasználók mobileszközökről és tabletekről is el tudják érni, mindhárom fő platformról (Android, iOS-Apple, Windows). A megoldást belföldön a MultiSoft, külföldön pedig partnereken keresztül értékesítik, növekvő sikerrel.

Az új rendszer bevezetésén gondolkodóknak Svéd János azt javasolja, hogy a rendszer és a partner kiválasztásával ne foglalkozzanak többet, mint a bevezetés várható időtartama. A megoldást kereső cégek forduljanak a partnereikhez, konkurenciájukhoz, és nézzék meg, hogy ők milyen rendszert használnak sikeresen, látogassanak el hozzájuk, vagy legalább telefonon konzultáljanak. Továbbá, ha van rá lehetőség, alkalmazzanak dedikált (akár külsős) projektvezetőt, akinek ez a kizárólagos – de legalábbis fő – feladata a bevezetés idején és még néhány hónapig az éles indulást követően.

Emberi oldala is van a projektnek

– Abban a szerencsés helyzetben vagyunk, hogy a Microsoft a Dynamics AX 2012 idén májusban megjelent verziójába már beépített egy komplett szállítmányszervezési és raktárirányítási megoldást – tájékoztat Sasfi Imre, az XAPT-csoport chief architectje –, amely az FMCG-cégek tevékenységét komolyan támogató standard megoldás. Az év végén jelenik meg a következő funkcionális csomag, amely egy gazdag, mobileszközökön is használható alkalmazásgyűjtemény.

A chief architect tanácsa szerint az új bevezetések buktatóit tervezéssel lehet elkerülni. Emellett tapasztalata szerint olyan bevezetőpartnereket kell keresni, akiknek megfelelő tapasztalatuk van a rendszer bevezetésében, akik nemcsak az informatikai, hanem a projekt talán még fontosabb emberi és szervezési oldalát is magas szinten képesek
kezelni.

Racionalizált folyamatok

– Az FMCG-vállalatok, a többi iparághoz hasonlóan racionalizálják működési folyamataikat és ez az informatikai megoldásaikat is érinti – ismerteti Török Balázs, a ­Grape Solutions Zrt. értékesítési tanácsadója. Meglátása szerint egyre többen mozdulnak a felhő alapú megoldások irányába, melyek lehetővé teszik a korábban az IT-üzemeltetésre fordított erőforrások átcsoportosítását a fejlesztésekre.

Az elmúlt időben az üzletiintelligencia- és reporting-megoldásaik mellett az értékesítési tervezést és kontrollingfolyamatokat támogató Grape Vállalati Tervező Rendszert vezették be a Sanofi-Aventis-csoportnál három országban, valamint az Imperial Tobaccónál két ország piacára. Megoldásukat minden esetben egyedileg testreszabott tervezőrendszerként adták át, felkészítve az egyes piacok és vállalatok sajátos tervezési folyamatainak teljes körű támogatására. Az értékesítési vezető ismertetése szerint megjelent továbbá a YourCall elnevezésű, felhő alapú call center megoldásuk, melynek működtetéséhez csupán egy interneteléréssel rendelkező számítógépre és egy webböngészőre van szükség.

Török Balázs tapasztalata szerint egy új rendszer bevezetésénél az előkészítés folyamatát, az igények lehető legpontosabb felmérését kell fokozottan kihangsúlyozni. Egy rendszer csak akkor tudja kiszolgálni azokat az üzleti igényeket, melyek a bevezetést indokolttá tették, ha az igényeket a felmérés során pontosan meghatározták, és a rendszert ezeknek az igényeknek a figyelembevételével alakították ki.

Vass Enikő