Ideális együttműködés gyártó és ügynökségek között III. – Üzletkötők „kiszervezése”

Hogyan tudunk kialakítani olyan értékesítési outsourcing rendszert, amely valóban eredményeket hoz, és csökkenti költségeinket? Min múlik az, hogy a külsős üzletkötők legalább olyan jó vagy akár jobb értékesítési eredményeket érjenek el, mint a megbízó cég saját üzletkötői? Ennek jártunk utána cikksorozatunk soron következő részében.Ma már bármely iparágban, bármely értékesítési rendszerben találunk olyan céget, amelyik értékesítési csapata egy részét vagy egészét egy külsős, úgynevezett outsourcing cég segítségével működteti.
Van arra példa, hogy olyan üzleteket keresnek fel a külsős üzletkötők, amelyeket egy cégnek önállóan nem érdemes látogatni, mivel az ott elérhető rendelési, eladási érték nem fedezné a boltot látogató üzletkötő költségeit.
Más esetben akkor is olcsóbb egy külsős ügynökséggel dolgozni, ha a boltlátogatások egy teljes embert kívánnak, mivel az ügynökség az ország bármely pontján rendelkezik mozgósítható üzletkötőkkel, akik akár pár hét alatt „bevethetők”.
Nem mindegy azonban, hogy a külsős üzletkötőket ki és hogyan irányítja, szervezi, ellenőrzi, motiválja.

Prezentáció – és a valóság
Ha hosszú távra gondolkodunk, és szeretnénk beépíteni a külsős üzletkötőket a már meglévő rendszerünkbe, a szervezet több szereplőjének elkötelezettségére, következetes előkészítő munkájára, később pedig folyamatos odafigyelésére van szükség.
A külsős üzletkötők eredményessége vagy eredménytelensége sok millió forint pluszbevételt jelenthet – vagy feleslegesen kidobott milliókat. Éppen ezért kulcsfontosságú az ügynökség gondos kiválasztása a tapasztalataik és hozzáértésük alapján.
A tenderre meghívott ügynökségek szóbeli meghallgatásán ki kell derülnie, hogy valóban létező, dolgozó értékesítési csapattal rendelkezik-e az ügynökség, vagy pedig épp a reménybeli megbízásra alapozva szeretné beindítani outsourcing tevékenységét. Előfordulhat, hogy egy frissen létrehozott cég vezetője korábbi munkaadójának referenciáit mutatja be.
A Trade magazin és a Promo Power Trade Marketing Ügynökség által közösen készített felmérésből az derül ki, hogy a megbízók közel fele nem mindig ellenőrzi le az ügynökség által bemutatott referenciákat, ugyanakkor a válaszadók több mint 90 százaléka szerint az ügynökségek prezentációja szebb, mint amit később a valóságban nyújtanak. Ezért érdemes szúrópróbaszerűen egy-két referenciacégnél rákérdezni a valós eredményekre.
A projekt megkezdése előtt először a vezetőség kapjon részletes tájékoztatást az új szervezet kialakításáról, előnyeiről, várható, de elkerülhető veszélyeiről.
A vezetőség lehetőleg minden tagja mutasson elkötelezettséget az új rendszerrel szemben. Belső feszültségeket szülhet, ha néhány vezető nyilvánosan hangoztatja egyet nem értését az új rendszerrel.

Legyen kijelölt felelős
Az új rendszer kialakításának, a pozíció(k) kihelyezésének legyen konkrét (és csak egy) felelőse a szervezetben. Ő tartja a kapcsolatot az ügynökség kijelölt vezetőjével vagy munkatársával, nála fut össze minden információ. Ennek az embernek a felelőssége, hogy a szükséges információkat mindenki megkapja vállalaton belül. Ő ellenőrizze, hogy mindenki elvégzi-e az outsourcinggal összefüggő, szükséges rendszeres vagy ad hoc feladatokat (pl. értékesítési akciók közlése az ügynökséggel).
Az előkészítés során kell tisztázni az outsourcing ügynökség és a megbízó feladatkörét, felelősségét. Célszerű, ha a szakmai irányítást a megbízó területi vezetői végzik, míg az alkalmazást érintő operatív kérdésekben az ügynökség a felelős. A tevékenységek és kommunikáció minden egyes lépését előre tisztázni kell, és meghatározni a felelősöket, mindezt ideális esetben írásban.
Ha hosszú távú együttműködésről van szó, az outsourcing csapat tagjait úgy célszerű tekinteni, mint saját alkalmazottakat. A különbség csupán annyi lehet, hogy más cégtől kapják a fizetésüket. Nem kevesebbek és nem többek az alkalmazott üzletkötőknél, amennyiben alkalmazott üzletkötők is vannak a szervezetben.
A külsős üzletkötők számára is javasolt motivációs rendszert kialakítani, amely alapjaiban hasonlít a megbízó saját üzletkötőinek ösztönzőjére, amennyiben a cég nem csak külsős üzletkötőkkel dolgozik.

A felkészítő tréning haszna
Az előzetes és éves költségvetési terv készítése során a megbízó és az ügynökség közösen, előre gondolja át, hogy milyen költségek merülhetnek fel, kell-e tartalékot képezni valamilyen nem várt kiadásra. A terv lefektetése után azonban az ügynökség szigorúan tartsa magát a költségvetéshez, már nem hivatkozhat hirtelen felmerülő kiadásokra. A költségvetés nyomon követése mindkét fél részéről naprakészen történjék.
A projekt indítása előtt elengedhetetlen egy személyes tréning a külsős üzletkötők számára, ahol nem csak a vállalati, piaci és termékismeretet kapják meg, de ideális esetben találkozhatnak a cég többi területi képviselőjével is. Ez természetesen akár több százezer forintos költséget is jelenthet, hiszen az ország minden pontjáról kell egy helyszínre utazniuk az üzletkötőknek. De egy jó tréning hatása pozitívan köszönhet vissza, hiszen a külsős üzletkötők már rögtön a projekt elején pontosan ismerik a munka minden részletét, lehetőségük volt arra, hogy kérdéseket tegyenek fel, és ismereteiket kamatoztassák abban, hogy a lehető leghamarabb nagy összértékű megrendeléseket vegyenek fel.

Finomhangolások
Az outsourcing cég által végzett munkáról mindenkinek pontos, naprakész információja legyen a szervezetben, akit érint! Az ügynökség a megbízó kijelölt munkatársának vagy munkatársainak küldi a rendszeres és ad hoc információkat. Ha csak egy kontaktszemélyt jelöltek ki a megbízónál, nagyon fontos, hogy ő időben továbbítsa az információkat, adatokat oda és vissza.
Ha az ügynökség már rendelkezik kész üzletkötői jelentési szoftverrel, az előkészítés során célszerű ezt a szoftvert a megbízó jelentési rendszeréhez igazítani. Ha a megbízó is PDA-kkal dolgozik, legideálisabb, ha a két rendszert összehangolják.
Nem kell feltétlenül elvárni az ügynökségtől, de növeli az üzletkötők ellenőrizhetőségét, ha a PDA-kba GPS-t is beleépítettek. Valószínűleg a megbízó cég munkatársának nem lesz arra ideje, hogy interneten nyomon kövesse a külsős üzletkötők mozgását. De ha létezik ez a lehetőség, talán az üzletkötőknek és az ügynökségnek is egy további motiváció a teljesen pontos, megbízható munkára.
Sokan azon a véleményen vannak, hogy „külsős” üzletkötők nem nyújtanak ugyanolyan jó teljesítményt, mint a saját alkalmazottak. Saját tapasztalataim alapján elmondhatom, hogy a siker és az eredmény nem a státuson múlik, hanem a megfelelő előkészítésen, a minden részletre való odafigyelésen. No és az üzletkötők (legyenek akár vállalkozók vagy alkalmazottak) motiválásán, szakmai és szervezeti irányításán.
Gyakorlatomban gyakran előfordult, hogy a külsős üzletkötőkkel jobb értékesítési és/vagy disztribúciós eredményt értünk el, mint amire a megbízó cég számított, részben az üzletkötők megfelelő kiválasztásának és irányításának köszönhetően, részben annak a motivációnak, hogy ezeknek az üzletkötőknek a juttatása szoros összefüggésben van a konkrét teljesítménnyel, gyakran a megélhetésük múlik azon, hogy kimagasló teljesítményt nyújtsanak.