Az egyterű irodák veszélyei

Jellemzően nem a vezetői íróasztalokon, hanem főként az egyterű irodák munkaállomásain maradnak elöl bizalmas iratok – derült ki a Fellowes cég Védje adatait! kampányához készült kutatásból.

Úgy tűnik, az egyterű, úgynevezett open space irodákat senki nem érzi igazán magáénak, legalábbis erről árulkodik az a tény, hogy a Szinapszis által végzett felmérésben megkérdezett takarítók szerint itt hagyják elöl a legtöbb bizalmas iratot. Ezekben az irodákban 40 %-uk talált már ilyet megsemmisítés nélkül. Egynegyedük szerint előfordul, hogy flipcharton, táblákon, faliújságon, egyötödük szerint a tárgyalók asztalain, kukáiban, vezetői irodákban, szemétben, földön és a fénymásolók közelében is lehet fontos, titkos információkat tartalmazó papírokkal találkozni.

A vezetők körültekintőbben járnak el, általában külön irodában dolgoznak és gondosabban bánnak az iratokkal, mint a beosztottak. Ám így is a takarítók 22 %-a talált már a vezetők íróasztalain is bizalmas adatokat tartalmazó dokumentumokat.

Potenciális veszélyforrású helyek a tárgyalók. Megint csak a „gazdátlanság” lehet az oka annak, hogy értekezlet után gyakran fennmaradnak a fontos információkat tartalmazó, nemegyszer stratégiai tárgyalások anyagai a flipchartokon.

Ugyancsak sok visszaélésre alkalmas iratot hagyunk a fénymásolók és a nyomtatók környékén. A rontott vagy még módosított anyagok megsemmisítésére nem fordítunk elég figyelmet, egyszerűen csak megsemmisítés nélkül otthagyjuk vagy ottfelejtjük.

Sajnos a hazai kkv-k negyedénél nincs iratkezelési szabályozás – ahogy ez a szintén a Védje adatait! kampányhoz készült korábbi reprezentatív kutatásból kiderült. Ezt támasztja alá az is, hogy körülbelül ugyanilyen arányban kerülnek elő a hulladékból megsemmisítés nélkül visszaélésre is alkalmas, bizalmas dokumentumok.