Vásártér, ahol a részvétel nem kötelező, de nagyon ajánlott

A szakemberek szerint a nemzetközi kiállítási piac ismét régi fényében ragyog. A tematikus világkiállítások mind nagyobb szeletet hasítanak ki a tortából, és egyre több partnert vonzanak magukhoz: kiállítókat és látogatókat is, akár a kisebb vásárok rovására is. A magyar cégek újra felismerik a kiállításokban rejlő lehetőségeket. A részvételt elősegítik a pályázati lehetőségek és a támogatott magyar standok is.

Főként a szakmailag jól átgondolt, megfelelő tematikával rendelkező speciális vásárok a keresettek, ahol a résztvevők a számukra megfelelő célközönséget érik el.

– Az ezredforduló környékén, a gazdasági fellendülés időszakában gombamód szaporodtak a kiállítások. A gazdasági válság beköszöntével azonban már csak a nagy múltú, nagyméretű és jól fókuszált rendezvények maradtak sikeresek. Az utóbbi években a hazai szakvásárpiac koncentrálódása mellett a fesztiválok térnyerése volt jellemző. A nemzetközi piacon a jól bejáratott, tőkeerős szakkiállítások több kontinensen is sikeresen vezették be fiókrendezvényeiket – hangsúlyozza Szebeni Márton, az Agrármarketing Centrum kiállításszervezési csoportvezetője.

Néhány évvel ezelőtt még a kiállításszervezéssel foglalkozó szakemberek is azt jósolták, hogy – elsősorban az online piac robbanásszerű fejlődése miatt –- a műfaj veszíteni fog a jelentőségéből. Ehhez képest a kiállítási ipar tovább fejlődött, bővült. Különösen igaz ez a B2B szegmensre.

– A B2C kiállításoknak jóval nehezebb volt megőrizni piaci pozícióikat. Az általános nagyközönség kiállítások iránti csökkenő érdeklődését a HUNGEXPO olyan speciális témákra fókuszáló kiállításokkal váltja ki, mint a Budapest Boat Show, Budapest Motor Fesztivál, vagy a Fegyver, Horgászat, Vadászat, azaz a FeHoVa. Ezek a kiállítások igen sikeresek, évről évre több látogatót és kiállítót vonzanak – jelzi Szántó Gabriella, a HUNGEXPO Vásár és Reklám Zrt. kommunikációs igazgatója.

Rövidebb, de professzionálisabb

A Mac-Line Hungary Kft.-nél úgy látják, továbbra is érzékelhető az a tendencia, hogy a multiszektorális vásárok visszaszorulóban vannak, és helyettük a szakmai kiállításokra helyeződik a hangsúly.

– A korábban többnapos szakmai rendezvényekre is jellemző, hogy rövidebb idő alatt zajlanak le, cserébe a szervezők professzionális párhuzamos programok szervezésével igyekeznek a rendelkezésre álló időt az egybegyűlt érdekeltek számára hasznossá és vonzóvá tenni – emeli ki Kuncz Ábel, a vállalat projektmenedzsere.

A nemzetközi kiállítások titka, hogy lehetőséget teremtenek arra, hogy a kereslet és a kínálat valóban találkozzon, ezáltal valódi piacról lehet beszélni.

– Nagyon fontos, hogy a magyar cégek is megjelenjenek a nemzetközi kiállításokon, hogy ne csak a meglévő partnereikre építsenek, hanem folyamatosan keressék az újabbakat is – hangsúlyozza Máté Szilvia, a BD-Expo Kft. ügyvezető igazgatója.

Olaszországban megfigyelhető, hogy csökken a kisebb vásárok iránti érdeklődés. Ennek számos oka van, többek között az, hogy a technikai eszközök fejlődése által könnyebbé vált a külföldi partnerekkel való kapcsolattartás, és az aktuális gazdasági helyzet miatt a cégek jobban meggondolják, mely vásárokon vesznek részt kiállítóként, hol és milyen formában térül meg az ilyen jellegű befektetésük.

– Az Olasz Külkereskedelmi Intézet irodái, így a budapesti iroda is, minden évben számos olaszországi vásárra szervez kiutazást beszerzők részére. Ezenkívül a Hungexpóval kötött megállapodás révén Olaszországban népszerűsítjük a Magyarországon megrendezésre kerülő vásárokat. 2016-ban a SIRHA Nemzetközi Élelmiszeripari Vásáron irodánk szervezésében 11 olasz cég vett részt kiállítóként az olasz kollektív standon – emlékeztet Kiss Zsuzsanna, az Olasz Külkereskedelmi Intézet piackutatója.

A Berlinben megrendezett szakmai kiállítások többsége esetében a kiállítók és a látogatók létszáma évről évre nő, a magyar cégek által lefoglalt kiállítói terület pedig kiállításról kiállításra átlagosan 8-10%-kal emelkedik.

– Nagyon jó példa erre a Fruit Logistica, melyet színvonalas kísérőprogramok tesznek még színesebbé, melyek látogatását a belépőjegy ára magában foglalja – mutat rá Simon-Lutring Tünde, a Német–Magyar Ipari és Kereskedelmi Kamara (DUIHK) munkatársa, a berlini vásárok vásárképviselője.

A veronai vásár képviselője arról tájékoztat, hogy a veronai kiállításokra elsősorban szakmai látogatók mennek Magyarországról, kiállítók ritkán.

– Akik mennek, azok számára a minél költségtakarékosabb megoldások a fontosak a kiállítási standok tekintetében, tehát a vásárnál megrendelhető típusalapstandok érdeklik őket – jelzi Bótáné Csuka Ilona, az Expo Consulting Kft. munkatársa

Felkészültebb kiállítók

Általános tapasztalat, hogy a cégek többsége nem engedheti meg magának, hogy egy-egy rangos kiállításon önálló standot béreljen, ezért sokan élnek a közösségi megjelenés által nyújtott lehetősé­gekkel.

– Ennek egyik előnye, hogy nemcsak termékeik, szolgáltatásaik bemutatására, hanem üzleti tárgyalások lebonyolítására is lehetőséget biztosítunk, ezenkívül üzletember-találkozókat, B2B megbeszéléseket is szervezünk. – mondja Szebeni Márton. – A HUNGEXPO Zrt., rendkívül sikeres évét zárja, rekordszámú látogató és minden eddiginél több kiállító fordult meg idén rendezvényeiken.

– A látogatók száma a tavalyi év hasonló időszakához képest 10 százalékkal nőtt, és elérte a 281 000 főt. A kiállítók száma 15 százalékos emelkedést mutat, ami 2433 kiállítót jelent. A HUNGEXPO ezzel együtt egyre több külföldi kiállítót és látogatót vonz, nem egy kiállításunk regionális vezető rendezvény az adott szektorban – tudjuk meg Szántó Gabriellától.

A BD-Expo Kft. az utóbbi években már nem csupán az európai kiállítási piacon tevékenykedik, hanem az ázsiai piacra is fókuszál, több olyan kiállításuk is van, amely Ázsiában kerül megrendezésre, úgymint a Food&Hotel Asia vagy akár a HOFEX.

– Ezek már szinte kihagyhatatlanok a magyar cégek számára. Azt látom, hogy ezt már ők is felfedezték és – elsősorban állami megjelenés keretében – részt is vesznek ezeken a kiállításokon. A tapasztalatok szerint jelentős érdeklődés mutatkozik ezekben a régiókban is a magyar termékek iránt – emeli ki Máté Szilvia.

A cégek elvárásai egyre célzottabbak. A kiállító cégek körében az a jellemző, hogy a külföldi kiállításokon felkészülten vesznek részt, mert csak így tudják az előre meghatározott céljaikat elérni. Kiállítóként előre meghívják partnereiket a standjukra, és felveszik a kapcsolatot a potenciális ügyfelekkel.

– Sok partner marketingosztályán külön a kiállításokkal foglalkozó személy/csapat dolgozik. Szerencsére egyre kevesebb opportunista kliens adódik manapság. Ebből következik, hogy a partnerek kiemelkedő szolgáltatást várnak el cserébe – egészíti ki a gondolatmenetet Kuncz Ábel.

A tapasztalt kiállítók bátrabban költenek

– Az, hogy egy-egy kiállításon mire áldoznak a cégek, nagyon eltérő. A profi kiállításokra járó vállalatok az összes rendelkezésre álló eszköztárat megmozgatják: jól kialakított, feltűnő standot építenek maguknak, figyelnek a corporate identityre, a vásár előtti marketingre is nagy hangsúlyt fektetnek. A kisebb budgetből gazdálkodó cégek kevésbé feltűnő és jól előkészített megjelenéssel tudnak részt venni egy vásáron. Fontos lenne számukra egy jól kialakított stand megvalósítása és a partnerek meghívása a standra, hogy a kiállítás ideje alatt egy helyen tudjanak meglévő és új potenciális ügyfeleikkel hatékony megbeszéléseket folytatni – mondja Simon-Lutring Tünde.

– A kiállítási megjelenés befektetés. Látjuk, hogy egyre gyakoribbak a kreatív, emlékezetes megjelenések, a stand azonban nem minden. Sajnos még kevesebb figyelem jut, a kiállítási megjelenést promotáló felületekre, hírlevelekre, vásártéri reklámeszközökre – jelzi Szántó Gabriella.

Máté Szilvia szerint különbséget kell tenni a cégek között aszerint, hogy melyek azok, amelyek több alkalommal vettek már részt a kiállításon, és melyek jelennek meg ott első alkalommal, azzal a céllal, hogy feltérképezzék a piacot és a piaci igényeket. Ez utóbbiak minimális befektetéssel kívánnak maximális hasznot elérni, hiszen, ha a piac tesztelése számukra kedvezőtlen eredménnyel zárul, akkor sem veszítenek sokat a kísérletezésen. Akik viszont több év tapasztalatával rendelkeznek, bátrabbak, emiatt többet is áldoznak a vásári részvételük megjelenésére.

A Mac-Line Hungary Kft.-nél azt tapasztalják, hogy a digitális megjelenítés és prezentációs anyagai már nélkülözhetetlen kiállítási kellékek, ezekre szívesen áldoznak a cégek.

– Kiállítóink elsődleges célja az új üzleti kapcsolatok kialakítása. Minden olyan törekvést támogatnak a kiállításokon – az alapköltségeik vállalásán túl –, amelyek e célok teljesülését szolgálják. Az alapköltségek tekintetében azonban elvárják a részvétel egyéb céljainak teljesülését, mint például a meglévő üzleti kapcsolatok ápolását, a versenytárselemzést, a piaci pozicionálást vagy az imázsnövelést – teszi hozzá Szebeni Márton.

Komplex szolgáltatást várnak a szervezőktől

A szervezés területén elvárt az átfogó szolgáltatás. A cégek szeretnek minden információt és szolgáltatást egy kézből megkapni, legyen az a stand bérlése, felszerelésének kialakítása, extrák lefoglalása (tolmács, parkolóhely, helyszíni reklám), valamint a kiutazás és szállás megszervezése. Új igényként említhető meg az előkészítési fázisban kiállítói tréningeken való részvétel vagy a helyszínen a standra célzottan szervezett látogatói meg­-
beszélések.

– A kiállítókat a Berlini Vásárképviselet a teljes vásári részvételük megszervezésével tudja támogatni a standlefoglalástól kezdve a stand elhelyezkedésének leegyeztetésén át a szolgáltatások lefoglalásáig. Ezenkívül kedvezményes belépőjegyeket árulunk, információt nyújtunk a kísérőrendezvényekről, és partner utazási irodáink megkeresik a kiállítók és látogatók számára a legmegfelelőbb szállásokat, segítenek az utazás teljes megszervezésében – avat be Simon-Lutring Tünde.

A Veronai Vásár különböző promóciós tevékenységekkel segíti a rendezvényei minél szélesebb szakmai körökben történő népszerűsítését, olyan szakmai látogatók, üzletemberek meghívásával, kereskedők látogatásának biztosításával támogatja a kiállítók részvételének eredményességét, akik potenciális üzleti partnerek lehetnek.

– Online lehetőséget biztosítunk már a kiállítás nyitása előtt a kiállítók és a kereskedők minél hatékonyabb egymásra találása érdekében – tájékoztat Bótáné Csuka Ilona.

A Mac-Line Hungary Kft. a területfoglalás és standépítés megszervezésén felül régóta igyekszik teljes körű szolgáltatást nyújtani, ami kiterjed a kiutazó személyek utazásának megszervezésétől a helyszíni személyes asszisztenciáig.

– Támogatásokról való tanácsadás, kiállítási portfólió összeállítása, áruszállítás lebonyolítása, tolmács biztosítása és partnerek szervezése esetén is hatékonyan közreműködünk. Számos partnerünk igényli a segédkezést a teljes kiállításszervezési folyamat alatt a lehető legsikeresebb megjelenés érdekében – emeli ki Kuncz Ábel.

A HUNGEXPO az egész felkészülési folyamatot segíti a tervezéstől az adatbázis-marketingen, a különböző kommunikációs csatornák kiválasztásán, a vásárterületi reklámlehetőségeken át egészen az utókövetésig.

– Az online fejlesztések beépítése a kiállításszervezés és a kommunikáció folyamatába ma már elengedhetetlen. Idetartoznak a különböző mobilapplikációk, a tárgyalásegyeztető naptári funkciók, az online katalógusok, az online megvásárolható jegyek és egyéb szolgáltatások. Látjuk, hogy egyre nő az igény az adatbázisokra, a kiállítás pedig kitűnő alkalom az adatbázis-építésre, erre is van megoldás a HUNGEXPO oldaláról – fűzi hozzá az elhangzottakhoz Szántó Gabriella.