Új technológia segíti az adatalapú elektronikus számlázást

Egységes adatvizualizáció a hatékonyság támogatására

A NAV XML mára egy olyan nemzeti sztenderd lett a számlaadatok leírásában, amit a belföldön használt számlázó és könyvelő programok többsége már megért vagy könnyen alkalmassá tehető arra, hogy megértsen.

A NAV XSLT-vel egy olyan vizualizációs megoldást adott ki az adóhivatal ehhez az adatstruktúrához, amellyel immár a számlaképek egységesítésre is lehetőség nyílik. A kötelező online számla-adatszolgáltatás révén ma már minden belföldön kiállított számlához automatikusan létrejön az azon szereplő adatokat tartalmazó NAV XML állomány, amely nagyon egyszerűen, az adóhivatal rendszerén keresztül a vevőhöz is eljuttatható. A hagyományos számlázási folyamatban, a vevő a kép formátumban érkezett számláról nézi le és rögzíti be a számlaadatokat, azaz a képből készít adatot. 

Joggal merül fel a kérdés, hogy miért ne lehetne ez fordítva?

„Az új megközelítés lényege, hogy mivel az adatok kézi közreműködés nélkül, gyorsan és hatékonyan áramolnak a különböző rendszerek között (eladó, vevő, adóhivatal), ezért alapvetően meghagyjuk azokat adatként a digitális térben, és csak néhány, zömében jóváhagyási lépésnél vesszük ki onnan, azért, hogy hagyományos képi elrendezést (vizualizációt) készítsünk hozzájuk”

– mondja Kóczé Péter, a Grant Thornton nemzetközi üzleti- és adótanácsadó cég digitális üzletágának vezetője. 

A vevő oldalán a számlafogadó rendszerben sok esetben csak ez az XML dokumentum volt eddig elérhető, és nem készült hozzá szemmel is könnyen értelmezhető számlakép. Ez pedig nehezítette a számla összevetését annak papír vagy PDF alapú megjelenésével, vagy a számla befogadásakor, jóváhagyásakor (ez utóbbi várhatóan még jó ideig csak emberi közreműködéssel tud megtörténni).

Az adatalapú elektronikus számla megjelenését (számlaképét) a vevő oldalán nem az eladó, hanem a vevő programja határozza meg. Ez lehet egy iktatórendszer, de lehet akár már maga a könyvelő program is, ahová kézi rögzítés nélkül érkeznek meg ezek a dokumentumok. A megoldás előnye, hogy így minden beszállító esetében, aki adatalapú elektronikus számlát küldött, ugyanazzal az elrendezéssel lehet a számlázási adatokat megjeleníteni. Nincsen szükség az eredetileg kép vagy PDF formában érkezett számlák adattá alakítására a további feldolgozáshoz, ugyanakkor, ha képként is szeretnénk megjeleníteni az adatokat, akkor azt egy minden beszállítóra egységes elrendezésben tehetjük meg. 

A NAV által kiadott, díjmentesen letölthető és felhasználható számlavizualizációs eszköz képes bármely belföldi adózó által kiállított számla adatszolgáltatásából történő egységes elrendezésű számlaképének előállítására, ugyanakkor ezek a vizualizációk csak abban az esetben használhatóak fel számlaként, ha azok NAV e-számlához kapcsolódnak, azaz a NAV XML adatszolgáltatás maga a számla is.

„A NAV széleskörű megoldást biztosít a cégeknek viszont a folyamatok a fejlesztések ellenére sem nélkülözik a szakértői támogatást. Célunk, hogy folyamatos tudástranszferrel a legmagasabb szintű hazai és nemzetközi ismeretekkel támogassuk az átállás zökkenőmetességét hazánkban is”

– mondja Kóczé Péter. 

Önmagában a NAV mostani bejelentésével nem oldódnak meg az e-számvitellel kapcsolatos kihívások – ezért ezekkel kapcsolatban a Grant Thornton a következőket javasolja:

• érdemes olyan megoldásokat alkalmazni, amely PDF és HTML formátumban is elő tud állítani számlaképeket a NAV XML dokumentumokból
• határon átnyúló szolgáltatásokat nyújtó vállalatoknak nem nélkülözhető a többnyelvű megoldás (magyar, angol és például német nyelven)
• egy általános XSLT nyelven is elkészítették az adatvizualizációt, amely a fejlesztők számára jelent támogatást a megoldás integrálására a meglévő könyvelő vagy vállalatirányítási rendszerekbe. Így közvetlenül ezekben a programokban is elérhetőek az automatikusan letöltött vagy fogadott számlaadat-szolgáltatásból készített, emberi szemmel is jól olvasható egységes számlaképek.
• fontos része a bejelentésnek, hogy egy asztali alkalmazást is kiadtak azok kedvéért, akik a vállalatirányítási rendszerük vagy a könyvelő programjuk mellett is szeretnének számlaképeket konvertálni.