Szórakoztatni felsőfokon

A rendezvényszervezés ősi mesterség, lett légyen szó a római népnek szervezett cirkuszról vagy a királyok, követek fogadásáról – hoppmesterekre mindenhol szükség volt. A szakma mára technikailag és humán erőforrás szempontjából is nagykorúvá vált.Gyakorlott rendezvényjáróként örömmel számolhatok be arról, az elmúlt években egyre kevesebb szakmai bakival, ám annál több színvonalas eseménnyel találkoztam munkám során. A sikeres rendezvény feltételeit firtató kérdésemre Pártos György, a több mint 15 éve működő Creamteam stratégiai rendezvényigazgatója azt mondta, mivel a sikernek ebben a szakmában sokféle mutatószáma lehet, a feltételrendszert kell először pontosan meghatározni.
– A siker mércéjeként meghatározhatjuk a látogatók számát, a célcsoportból megjelentek számát vagy a meghívottak megjelenési arányát, de beszélhetünk a sikeres személyes kontaktusok számáról, az esemény pr-értékéről, az aktivitás látványosságának megítéléséről, a márkaérték átadásáról, vagy szimplán a bevétel nagyságáról. A sort a végtelenségig folytathatnám.

Képbe került megrendelők
A szakma képviselői abban egyetértenek, hogy a jó megrendelő mellé nem árt egy felkészült és kreatív ügynökség és a feladathoz rendelt, megfelelő nagyságú büdzsé sem, és nem baj, ha van elég idő az alapos tervezésre és kivitelezésre. A siker vagy bukás az apró részleteken múlik, a kisördög itt aztán sose alszik.
– Kivitelezői oldalról kifogástalan technikát és szakértő személyzetet várnak el a cégek, s mindezt kedvező áron – állítja Lakos László, az 1990-ben alapított Tranzorg ügyvezető igazgatója.
A rendezvényszervezők és -bonyolítók feladata, hogy megtalálják a megrendelő számára szükséges és legjobb színvonalú teljesítést. Mindezt úgy, hogy a hangsúly mindvégig a minőségen, és ne az áron legyen. „Ha az ár-érték arány megfelelő, akkor mindenki azt kapja, ami várható.”
Manapság divatos rendezvényekkel szórakoztatni az üzleti partnereket vagy a cég saját munkatársait, így még a magas reklámzajból is könnyebben kitűnik a vállalat, nagyobb médiafigyelem generálható. Hála a nagyszámú ajánlattételnek s az event marketingben egyre képzettebb megrendelőknek, a rendezvényszervező ügynökségek és partnereik között egyre gördülékenyebb a munka.
Kulicz Gábor, a 2001 óta működő Pro-Wide Rendezvényügynökség Kft. ügyvezető igazgatója szerint a megrendelők az évek során, divatos kifejezéssel élve „képbe kerültek” az árak, az előkészítés és a megvalósítás jelentősebb kérdéseiben. Természetesen az ő praxisukban is előfordul időnként, hogy olyan partnerrel dolgoznak, akinek feladatként adták ki az adott esemény megszervezését mindenfajta tájékoztatás, felkészítés nélkül. Ilyenkor egyértelmű, hogy az ügynökség még inkább hangsúlyos szerepet kap, szinte tanítania kell a partnert:
– Nehézséget inkább az jelent, amikor az ügyfél egy nagyon pontos, határozott, időnként akár a lehetetlent is súroló elképzeléssel érkezik. Ha partnerünk egy önmagában téves elképzeléshez ragaszkodik, az ügynökségre pedig szükséges rosszként tekint, akkor olyan dolog fog megvalósulni, ami vagy a vendégeknek, vagy a megrendelőnek nem tetszik.

Pontos elvárások, precíz ajánlattétel
Urbán Zsolt, a HD Group ügyvezetője úgy látja, a rendezvény mint kommunikációs felületet már elfoglalta megfelelő helyét a BTL-eszközök között. Egyre több ügyfél fogalmaz meg pontos elvárásokat, a briefing egyre konkrétabb. Tapasztalataik szerint persze akadnak még olyan ügyfelek is, akik mint vállalati szokást kezelik az eseményeket, és csak egy-egy neves fellépő tudja őket motiválni, egyéb kreatív ötletre alig kíváncsiak.
Lakos László, a Tranzorg ügyvezető igazgatója szerint a megrendelők ismerik a piacot és a kivitelezőket, a problémák abból adódnak, ha olyan szakmai kérdésekben foglalnak állást, amihez nincs megfelelő ismeretanyaguk (hatósági ügyek, szabványok, biztonsági rendszabályok). Ezért is tartja szükségesnek a piac edukálását. Véleménye szerint ez a megrendelők és a kivitelezők közös érdeke, a szakma minden képviselője számára kötelező hosszú távú befektetés.
– Ma már alapelvárás a precíz és részletes ajánlattétel, a folyamatos konzultáció és tanácsadás, valamint az utólagos közös értékelés – mondja.
Pártos György inkább azt tapasztalja, a megrendelők zömének nincs átfogó képe a rendezvények működési mechanizmusáról, így a benne rejlő lehetőségeket is legfeljebb részben ismerik. A cégek legtöbbször nem kíváncsiak a részletekre, nincs igényük a rendezvényüzletág megismerésére, érthető módon egyszerűen csak elvárják a megrendelt szolgáltatás igényeik szerinti megvalósítását.

Pincétől a padlásig
A rendezvények helyszínének kiválasztása kulcskérdés. A szakemberek szerint a jó helyszín onnan ismerszik meg, hogy alkalmazkodik a koncepcióhoz, bár az sem ritka, hogy a helyszín ihleti a koncepciót. A várható létszám és a rendelkezésre álló büdzsé mellett választási kritérium lehet többek között a jó megközelíthetőség, a parkolási lehetőség, az épület állaga, az áramkapacitás, a mellékhelyiségek mennyisége, állapota, a dohányzóhelyiség, öltözők megléte és színvonala. Beltéri rendezvények esetén ma népszerűek a különböző múzeumok, kültéri helyszíneknél pedig a sokoldalú, többféle rendezvényre alkalmas helyszínek a felkapottak.
Urbán Zsolt szerint pincétől a padlásig minden szóba jöhet, de ő személy szerint nem elégedett a hazai kínálattal, s ha találnak is izgalmas helyszínt, gyakran gondot okoz, hogy ezeket nem feltétlenül rendezvények tartására építették.
Kulicz Gábor hiányolja a nagy létszámú beltéri rendezvényekre alkalmas helyszíneket, de a rendelkezésre álló kisebb-nagyobb helyek áraival és szolgáltatásaival sem elégedett.
– Az árak nagyon elszálltak, és a cégek nem kapnak megfelelő figyelmességet és szolgáltatást a pénzükért cserébe. Budapesten kevés olyan hely van, ahol nagy létszámú kültéri rendezvényt lehetne megvalósítani, arról nem is beszélve, hogy ott sem minden esetben rendelkeznek megfelelő fedett résszel, amely alternatívát kínálna rossz idő esetére.
Lakos László szerint napjainkban már nem az a legnagyobb technikai kihívás, hogy megfelelő minőségű és színvonalú eszköz kerüljön egy-egy rendezvény helyszínére – ez már alapkövetelmény –, hanem hogy mindezek megfeleljenek a kiterjesztett funkcióknak és a szigorodó szabványoknak, előírásoknak. Legyen szó egy szponzor által életre hívott eseményről vagy bemutatóról, koncertről, kiállításról, a kifogástalan technikai szolgáltatás mellett a branding épp olyan fontos, mint egy precízen felállított sátor (hűtve, fűtve, ideiglenesen fedett útburkolattal), egy céges rendezvényen pedig elengedhetetlen, hogy a rendezvényszervezők az utolsó percig képesek legyenek kezelni a változtatásokat.
A megrendelői igények, s így a piac is folyamatosan változik, a rendezvények esetében is egyre fontosabb kritérium a pontos célzás, ezért a szervezők és kivitelezők is egyre inkább „személyre, márkára szabottabb” ajánlatokkal bombázzák a cégeket. Ennek ellenére a piaci szerepelők egyik évről a másikra beállt nagy változásokról nem számoltak be. Pártos György szerint leginkább a fiatal fogyasztóknak szóló rendezvénypiacon várható átalakulás, a marketing- vagy pr-keretben tovább nő majd a fesztiválokra szánt összeg, több nagy cég a Szigetfesztiválról átnyergel a vidéki fesztiválokra, ahol a kisebb kommunikációs „zajban” sokkal költséghatékonyabban tudnak kommunikálni potenciális fogyasztóikkal.
Kivitelezői oldalon évek óta megkövetelik a folyamatos fejlesztést mind a rendelkezésre bocsátható technikai eszközök, mind a magasan kvalifikált műszaki személyzet tekintetében, számukra is elvárás lett a jó megjelenés, a kreativitás és a teljes körű hatósági ügyintézés biztosítása. Nagy változásra ezen a területen sem számítanak a szakemberek, a hangsúly továbbra is a precíz és felkészült csapatmunkán lesz.
Erős-Hajdu Szilvia