Öt kritikus hiba, amit a magyar vállalatok még mindig elkövetnek üzleti utazás alapján

Az első a nem megfelelően kezelt utazási szabályzat. Gyakori a hazai cégeknél a hozzáállás: „A kollégáink felelősen foglalnak.” A valóságban ez azzal jár, hogy mindenki máshogy dönt: kiárért, ki időzítésért, ki a megszokott szolgáltatóért. Automatikus policy-korlátok hiányában óriási szórás alakul ki árban és folyamatban egyaránt. A nemzetközi gyakorlat ezzel szemben egyre inkább a platformba épített, kötelező érvényű szabályokra épít, amely egységesíti a működést és csökkenti a kockázatokat.

A második hiba, hogy a foglalások teljesen decentralizáltak. Előfordul, hogy egy projektre utazó három kolléga három különböző árú jegyet foglal ugyanarra a járatra – és ez korántsem kivétel. A szétszórt foglalási folyamat drága, lassú, és egy esetleges járattörlésnél a vállalat azt sem tudja, ki hol tartózkodik. A központi rendszerbe terelt foglalások itthon is könnyen 10–20 százalék közötti megtakarítást hoznának.

A harmadik probléma, hogy az utazási költségkeretek sok helyen szinte formálisan sem léteznek. Az utazás gyakran „majd meglátjuk, mennyibe kerül” kategória – egészen addig, amíg év végén nem jelentkezik egy fájdalmas költségsokk. A projekt- vagy költséghely-szintű budgetelés, illetve a valós idejű költségfigyelés hiánya megnehezíti a tervezést és a kontrollt.

A negyedik visszatérő nehézség az utazási adatok széttöredezettsége. Sok vállalatnál a pénzügyi vagy HR-osztály még mindig Excel-táblákból, e-mailekből és számlamellékletekből próbálja rekonstruálni, mennyit költött a cég utazásra az adott negyedévben. A riportolás lassú, hibalehetőségekkel teli, audit- és ESG-szempontból pedig nem elégséges. Ezzel szemben a valós idejű, strukturált, API-alapú adatszolgáltatás a nyugat-európai cégeknél már alapelvárás.

Az ötödik és talán legköltségesebb hiba a last minute foglalások magas aránya. A magyar vállalatoknál kiugróan sok jegyet vásárolnak indulás előtt 48 órán belül, miközben ez átlagosan közel ötven százalékkal drágább. A jelenség nem csak halogatásból fakad: a széttöredezett jóváhagyási folyamat gyakran egyszerűen túl lassú. A nemzetközi vállalatok ezért teljesítménymutatót rendelnek a korai foglalásokhoz, és célként határozzák meg, hogy minél nagyobb arányban történjenek legalább két héttel korábban a vásárlások.

Az üzleti utazás sok cégnél a harmadik legnagyobb költségtétel. A megtakarítási potenciál azonban jelentős: egy egységes, automatizált travel management rendszer nem csak pénzt takarít meg, hanem kiszámítható költségtervezést, gyorsabb ügyintézést és jobb munkavállalói élményt is biztosít.

Az év végi tervezési időszak ideális lehetőség arra, hogy a hazai vállalatok új fejezetet nyissanak üzleti utazási gyakorlatukban. A hatékonyabb folyamatok nem több szabályt jelentenek, hanem intelligensebb működést: kevesebb adminisztrációval, átláthatóbb döntésekkel és felelősebb adatkezeléssel. Azok a szereplők, akik most lépnek, 2026-ban már a megtakarított költségből építkezhetnek tovább.