Menni vagy nem menni, ez itt a kérdés

Hogy van-e létjogosultsága a szakvásároknak, illetve a vásárokon való részvételnek, örök vitatéma a vállalkozók körében. Főleg a válság-szindróma fellépése óta rengeteg hazai és nemzetközi szakmai fórum, felmérés boncolgatja ezt a kérdést. A válasz mindig attól függ, sikerül-e a megfelelő helyszínt kiválasztani és a megjelenésből a legtöbbet kihozni.Theil Ilka, az Idea Zone marketingvezetője szerint a tavalyi és az idei év statisztikai számadatai jóval elmaradnak a korábbi évekre jellemző kiállítási számoktól. Tehát ha valaki csak a szerint mérlegel, hogy az előző évekhez képest hány kiállító és szakmai látogató várható az adott vásárra, valószínűleg elbizonytalanodik döntésében, hiszen tény, világszinten a vásárok összezsugorodtak, jó néhányat – gyakran érthetetlen párosításban – összevontak, és egyesek teljesen megszűntek.

Kiállítási játszmák
A pozitív gondolkodók ezt a tendenciát úgy kommentálják, hogy ez a válság „jótékony hatása”, mert a 90-es évekre jellemző fellendülés idején és azt követően – világviszonylatban – felszaporodtak a hasonló témakörű szakkiállítások és szakmai rendezvények, felaprózva a szakmai jelenlétet és érdeklődést, ezáltal gyengítve a színvonalat. Így senkinek sem egyszerű olyan kiállítási naptárt összeállítani, amely a rászánt büdzsét előreláthatóan visszahozza, sőt előrelépést jelent a cég számára.
– Kiállítóként gyakran találkoztam egy-egy vásár utolsó napján csalódott arcokkal – folytatja Tichy Ákos, az Idea Zone ügyvezető igazgatója –, akik a helyszínen szembesültek azzal, hogy, bár igyekeztek a részvételükkel kapcsolatos döntést megelőzően részletesen tájékozódni a vásárról, mégsem a profiljuknak leginkább megfelelő rendezvényt választották. Sok esetben a beígért látogatói kör, létszám, külföldi jelenlét hiányzott, vagy éppen a körülmények okoznak csalódást.
Most minden jel arra mutat, hogy egy letisztulási folyamat kezdődött, amely alkalmas arra, hogy újra összehozzon egy-egy szakmát és a leendő kiállítók részéről újrafogalmazza a részvételi szándékot. Aki ebben a teljes bizalomvesztéssel járó, nehéz gazdasági helyzetben egy-egy szakvásár mellett kampányol, annak tudnia kell, hogy ezt a transzparencia jegyében kell tennie. Tehát a vásárszervezőknek színvonalas környezetben, valós tartalommal kell megtölteni a rendezvényt, ha hosszú távon gondolják életben tartani. Mindenekelőtt figyelembe véve a kiállítói igényeket-elvárásokat, hazai és külföldi trendeket.
Válság ide vagy oda, aki ma bármit is el akar adni, annak fokozottan és láthatóan kommunikálnia kell, szembenézve a konkurenciával, hiszen ellenfél nélkül nincs győzelem. Minden termék akkor éri el valódi értékét, ha a konkurenciával kézzelfogható módon egy azonos időben és lehetőleg térben megmérettetett – vallja Theil Ilka. Egy vásár alkalmat ad a konkurencia termékeinek feltérképezésére és a fejlesztések mögött álló emberek, terjesztői hálózat, területi képviseletek megismerésére is.
Másfelől a szakmai rendezvények a kapcsolatépítés és reprezentálás legideálisabb helyszínei. A részvevők személyesen győzhetik meg partnereiket és az érdeklődőket szakmai kompetenciájukról, a cég létezéséről, szolgáltatásaik, termékeik minőségéről és kreatív marketingtevékenységükről.
A kiállítás egy meccs, ahol az első perctől az utolsó(után)ig helyt kell állni. Nem lehet egy pillanatra sem elgyengülni, mert sosem tudni, honnan jön a következő labda, és ki lesz a következő gólszerző – összegzi tapasztalataikat Tichy Ákos.

Térben látva
A kiállításon való láthatóság kulcsfontosságú, ezért érdemes tapasztalt, a kivitelezésben is jártas együttműködő partnert találni a stand megtervezésére, felépítésére. Az Idea Zone saját fejlesztésű, szabadalmaztatott, világszinten levédett alapanyagaival, illetve azokból gyártott termékeivel vívta ki ismertségét és elismertségét előbb a hazai, majd a nemzetközi piacon. Színes termék- és szolgáltatáspalettáján a legjelentősebb helyet különféle reklámhordozók, mint raklaptakarók, display(rendszer)-ek, csomagolások, valamint kiállítási standok, boltberendezések, kirakatok tervezése és kivitelezése foglalják el. A 8 éves múlttal rendelkező és ma már Európa több országában terjeszkedő családi vállalkozás tulajdonosainak célja az egyediségre törekvés. A cég által megálmodott kiállítási standokat és egyéb dekorációs eszközöket a figyelemfelkeltő megjelenésen túl a könnyű szállíthatóság és egyszerű összeállítás jellemzi. Minden esetben a megrendelő egy 3D-s látványtervet vehet kézhez, amelyen további finomításokat kezdeményezhet, ezáltal a tényleges kivitelezést megelőzően virtuális képet kaphat a várható végeredményről. Kiállítási standok esetében ez kifejezetten praktikus megoldás, hiszen a hely optimális kihasználása érdekében lemodellezhető az elhelyezni kívánt elemek, tárgyak, design-elemek egymáshoz való viszonyulása és összhatása is.

Egyedül nem megy
Egy jól szervezett rendezvény jó ajánlólevél a partnerek felé, sőt még a kollégák között is elismerést vált ki. De a jó rendezvény nem születik magától, hanem komoly és áldozatos munka az alapja. Erre a sok szervezést és komoly tapasztalatot igénylő tevékenységre a napi munka mellett nehéz időt és energiát átcsoportosítani, ezért érdemes profi rendezvényszervezőhöz fordulni.
Vigh Anita, a Bonus Party Service Kft. ügyfélkapcsolati igazgatója szerint ma már nehéz a megrendelőnek olyan kéréssel előállni, amit a szolgáltatók ne tudnának teljesíteni. A különféle helyszíneknek már csak a csillagos ég szab határt, mindenféle építészeti stílusban és árkategóriában található náluk megfelelő. Legszélesebb terítékkínálattal és büféasztal-dizájnokkal, amiknek ráadásul nincs külön költsége, színesítik akár a független, akár a vásárokhoz kötődő rendezvényeket, legyen szó egy kötetlenebb hangvételű partiról vagy egy protokolláris eseményről. A gasztronómiai kínálat követi a trendeket és végtelenül sokszínű, a ma divatos flying service-től egészen a díszétkezésig bő menüvariációkkal rendelkeznek. Programok terén is rendkívül sokszínű a kínálatuk koncepcionális rendezvények ötletadójaként.
Alapigazságként értelmezhető, hogy minél több információ áll a rendezvényszervező rendelkezésére, annál inkább tud megfelelő forgatókönyvet alkotni. Az időpont, helyszín, résztvevők létszáma, összetétele, autóval érkezők és dohányosok aránya, a rendelkezésre álló idő és büdzsé mind döntően befolyásolhatja a lehetőségeket.
Mórocz Melinda, a Confhotel-csoport marketingvezetője a rendezvényszervezők nagy előnyének tartja még azt is, hogy összefogják a legkülönbözőbb szolgáltatók produkcióit, így mindig újdonságokkal tudnak „előrukkolni”. A megrendelőnek nem kell kutatnia műsor és programok után, azokat készen, többnyire a rendezvényre szabott egyedi megoldásokkal, koncepcióval együtt kapja. A megrendelések gyakorisága, szállás és étkezés esetén a volumen miatt jóval kedvezőbb árat lehet elérni rendezvényszervezőn keresztül. Előny továbbá, hogy a megrendelőnek elég a rendezvényszervező céggel kapcsolatot tartania, az egyes szolgáltatókkal, árajánlatkérésekkel, engedélyekkel, rendezvények archiválásával nem kell külön foglalkoznia.
Vigh Anita kiemelte, célszerű minél hamarabb a rendezvényszervezőhöz fordulni, ha már rendelkezésre állnak az információk. Abban az esetben, ha csak vendéglátásra van szükség, a kérések akár pár napon belül is teljesíthetőek, ha azonban egy koncepciós rendezvényről van szó, sokkal több idő szükséges a szervezéshez. Egy kiállításon figyelemfelhívó lehet a kapcsolódó konferencián előadás tartása vagy szóróanyagok elhelyezése különböző pontokon. A kóstoltatás a világ minden táján hatásos vendégcsalogató eszköz, főként, ha a finom falatok látványelemként is megállják a helyüket. Erre kiváló példa a csokiszökőkút.
Mórocz Melinda hozzátette még, hogy a sikeres rendezvény megszervezéséhez feltétlenül szükséges a megrendelő cég és a rendezvényszervező közötti jó együttműködés is, a gyors és pontos információáramlás, és a bizalom. Fontos, hogy a tervezési szakasztól együtt dolgozzanak, a koncepcióalkotásnál a megrendelő elképzeléseinek megfelelően határozzák meg az irányvonalakat, belefűzve a szervező ötleteit és tapasztalatait. Jellemző, hogy az idei évben lerövidült a tervezés – megrendelés – bonyolítás időtartama. Gyakori, hogy – kisebb rendezvények esetén – a rendezvényt megelőzően 10-14 nappal jelentkezik igényeivel a megrendelő. Ilyenkor nagy előnyt jelent, hogy több mint 300 kipróbált helyszínnel dolgozik a Confhotel Rendezvényügynökség, így a legkülönbözőbb létszámú és igényű ajánlatkéréseket is 24 órán belül meg tudja válaszolni.

Megadni a módját
– Amit nagyon nehezen vesznek tudomásul kiállítóink, hogy a kiállításra kiutazó munkatársaik szállásának biztosítása is a megjelenéshez tartozik. Fontos, hogy ne kelljen órákat utazni a szállástól a kiállításig, de az esetek többségében, amikor még lehet válogatni az árban és lokáció szempontjából is optimális helyek közül, képtelenek döntéshozásra. Pedig a gyors döntés jelentős költséget takaríthat meg a kiállítóknak – mondja Kakuk Márta, a MON-ART Reklámiroda Kft., a Koelnmesse magyarországi hivatalos képviselete képviselet-vezetője.
Érdemes mindig alaposan végiggondolni, hogy milyen járulékos költségek merülhetnek még fel, illetve időt fordítani arra, hogy milyen lehetőségeik adódnak a költségek csökkentésére. A hotel például jelentős költségtétel, s ráadásul nagyon spórolni sem érdemes vele, hiszen a rossz szállás nagyon megkeserítheti az ott tartózkodást. Több hotellánc is kínál kedvezményeket cégeknek, azonban ezek igénybevételének lehetnek feltételei, évenkénti minimum szobaéjszaka, vagy akár cégméret, amelynek nem minden vállalkozás tud megfelelni.
Van azonban olyan klubhálózat, a nemzetközi Hotel Express, amely 2007 óta hazánkban is elérhető, és amely hotellánc függetlenül kínál magas kedvezményeket, sőt, nemcsak üzleti utazáshoz lehet igénybe venni. Árva Péter, a Hotel Express magyarországi ügyvezetője kérdésünkre elmondta, hogy 140 országban jelen lévő hálózatuk több ezer szállodája a kapacitás függvényében akár 50 százalékos kedvezménnyel kínálja szobáit. A tagság díja általában 3-4 szobaéjszaka után megtérül. Az pedig, hogy hosszabb ideig, vagy több munkatárssal lehet jelen lenni egy-egy rendezvényen, több tárgyalást bonyolítani egy-egy üzleti út folyamán, új üzletkötéseket is eredményezhet. Egyéb kedvezményeket is kínálnak, autóbérlésből helyenként 25 százalékos engedményt, de a szobafoglalás is ingyenes, ennek terhét is leveszik tagjaik válláról. Sőt, a Hotel Express aranykártya vállalati ösztönzőként is megállja a helyét, a munkatársak ugyanabból az összegből magasabb kategóriájú hotelben szállhatnak meg, s mivel a kártya névre szóló, a kollégák magánutazásaik alkalmával is igénybe vehetik a magas kedvezményeket.

Lényeges apróságok
Sok apró fogás biztosíthatja, hogy a kiállítóknak fontos partnerek tudomást szerezzenek egy-egy vásári megjelenésről. Máté Szilvia, a BD-Expo Kft.,a Messe Düsseldorf és a Veletrhy Brno hivatalos magyarországi képviselete képviselet-vezetője szerint például az összes kimenő elektronikus és hagyományos levelezésben a céges aláírások részeként a kiállítás előtt 1-2 hónappal már érdemes feltüntetni az esemény logóját és a stand helyet, ahol a vállalat megtalálható lesz. Érdemes személyesen átadott VIP-belépővel megajándékozni a fontos szakmai partnereket. Stratégiai partnerek közös, csoportos vásárlátogatása jó alkalmat teremthet az együttműködés mélyítésére, kreatív, jövőbe mutató ötletek meglátására. Egy-egy szakmai esemény meglátogatásának lehetősége belső motiváló tényező, ösztönző vagy kiemelkedő teljesítmény díjazása is lehet. Egy nappal meghosszabbítva az utazást városnézés vagy kulturális program is beiktatható. Sokféle külső és belső nézete, hozadéka van tehát egy jól megkomponált, megfelelően előkészített, megvalósított és utókezelt szakkiállításnak, amelyek kihasználásával a szakvásári jelenlét hatékonysága növelhető.
H. K.