Lassan átáll a modern kereskedelem az E-számlákra

Üzleti becslések szerint a kibocsátó oldalán számlánként 5 euró, a befogadó oldalán 20 euró megtakarítási potenciált jelent az elektronikus számla a papír-alapú számlához képest. Érthető, hogy nagy érdeklődés övezte az ECR Magyarország ötödik alkalommal megrendezett konferenciáját az elektronikus számlázásról, május 6-án.Célkitűzésünk, hogy lehetőséget adjunk a gyakorlati tapasztalatok átadására és megszerzésére, valamint hogy megismertessük a bekapcsolódó cégeket, vezetőket ezzel a témával és az E-számlázás potenciális hasznával. Konkrét tanácsokat és ismereteket adunk ahhoz, hogy elindulhassanak a sikeres projektek – mondta Balogh Ferenc, az ECR Magyarország főtitkára.
José Maria Cervera, a METRO Kereskedelmi Kft. ügyvezető igazgatója, az ECR társelnöke felidézett egy beszélgetést, amelyet akkori elnöktársával, Ránky Lászlóval, az SCA Hygiene Products Kft. ügyvezetőjével folytatott a késedelmes fizetésekről. Mikor kiderült, hogy EDI-n keresztül a folyamat felgyorsítható, a két vállalat szakmai csapatai beindították a pilot projektet. A sikeres bevezetést követően már egy hónap múlva komoly eredményeket tapasztaltak a fizetési határidők rövidülésében és több, korábbi probléma felszámolásában.
Az APEH kifejezetten támogatja, ösztönzi az ilyen projekteket. A bekapcsolódó feleknek jobb, olcsóbb, gyorsabb üzleti folyamatokat, ezáltal a termékek megfelelőbb rendelkezésre állását, a kiszolgálási jóság növekedését, szállító és kereskedő kapcsolatának elmélyülését ígérik.

Tavaly óta teljes a törvényi háttér
Két vállalat között az elektronikus üzenetváltás általában a megrendelések EDI-n való küldésével-fogadásával kezdődik. Van olyan magyar kereskedőlánc, ahol már elérték a megtérüléshez szükséges kritikus tömeget, és a rendelések nagy részét, akár 70 százalékot meghaladva, elektronikus úton fogadják. Nyugat-Európában ez a szám bizonyos esetekben már a 100 százalékhoz közelít.
Európában összesen évente körülbelül 30 milliárd darab számla keletkezik, Magyarországon pedig 50-100 millió darab. Így hatalmas – kibocsátó oldalán számlánként 5 euró, befogadó oldalán 20 euró – a megtérülési potenciál. Ritter Imre bejegyzett könyvvizsgáló és adószakértő felsorolásából is jól látszott az időbeli eltérés, hiszen míg az Európai Unióban a jogi háttérszabályozás 1996 és 2001 között lezajlott, addig Magyarországon érdemben csak 2003-tól kezdtek foglalkozni a törvényi háttérrel, és az utolsó módosítás 2008. január elsejével lépett életbe. Ma már az E-számla ugyanúgy használható, mint a papír.
Czöndör Szabolcs, az APEH KMRI Elektronikus Kereskedelem Ellenőrzési Osztályának vezetője előadásában a folyó elektronikus számlázás ellenőrzéseinek tanulságairól beszélt. A számlák tartalmi és formai elemein túl a szerződéses hátteret és a zárt, biztonságos működés elemeit, valamint az archiválás milyenségét is vizsgálják. Eddigi tapasztalataik jók, néhány kisebb hiányosságra kellett csak felhívniuk a figyelmet.

METRO- és Spar-tapasztalatok
Az EDI folyamatairól, és ebben az E-számla helyéről beszélt Csorba László, a METRO ellátásilánc-igazgatója. Mivel náluk a megrendelések 80 százaléka már elektronikus úton kerül a szállítókhoz, fő célkitűzésük, hogy az idei év végére a számlák 30 százaléka ilyen módon érkezzen tőlük. Az alapfeltétel a törzsadatok egyeztetése, ami hamarosan, a GS1 szabványnak köszönhetően, szintén elektronikus úton lehetővé válik a GDSN-rendszerben.
A délutáni szekcióban Győri Judittól, a Metro számlaellenőrzési és adatkommunikációs osztályának vezetőjétől és Juhász Lászlótól, az SCA Hygiene Products Kft. Business Support Managerétől a projektcsapat összetételének fontosságáról, döntéshozók bevonásáról, mérhető és elérhető célok kitűzéséről, az aktuális cikktörzs letisztításának szükségességéről, a vállalat számlázási folyamatainak és a kereskedőpartner igényeinek, ismeretének jelentőségéről hallhatott előadást a közönség.
A tesztidőszakban legalább egy hónapig párhuzamosan küldik a papír- és E-számlákat, valamint a havi összesítőt. Ha nincs fennakadás, következhet a szerződéskötés és az éles, immár papír nélküli menet. Fontos kiemelni, hogy a Metro csak az áruszámlákat fogadja elektronikusan, szolgáltatásra, nem árucikkre vonatkozót nem.
Németh Nikolett a Spar Magyarország Kft. vonatkozásában kiemelte, hogy ők csak a normál számlákat fogadják így, helyesbítő vagy sztornószámlákat nem. Különbség még, hogy legalább 2 hónap tesztidőszakkal számolnak. Az elektronikusan érkező számlák automatikusan betöltődnek a vállalatirányítási rendszerbe, ahol ellenőrzik azokat. Ha az árubemenettel nem egyeznek, felveszik a kapcsolatot a szállítókkal.
Jelenleg már 5 olyan, ECR-hez kapcsolódó kereskedelmi lánc van – Tesco, Metro, Spar, Auchan, Baumax –, amelyik éles üzemben fogad be elektronikus számlát. Többen pedig már aktívan dolgoznak a kiépítésén. A csatlakozni kívánóknak jó hír, hogy az ECR szellemében, a tagok állásfoglalása szerint, a számla (invoice) üzenetváltásért nem kérnek majd térítést, kondíciót a kereskedői oldalon.

Példák és lehetőségek
Végül a konferencia támogatói szolgáltatói és megoldásszállítói oldalról mutatták be az E-számlázás gyakorlati lehetőségeit, IT-vonatkozásait, valamint az elektronikus archiválásban rejlő lehetőségeket.
Nagy Ákos, a DOCCA OutSource IT Kft. ügyvezetője előadásában kifejtette, hogy mivel jelenleg a piacon 4-5 adatátviteli csatorna is létezik, így a fogadó által feldolgozható szabványos üzenet előállítása a fő feladat. Szerencsére sok, ma használatos ügyviteli rendszer eleve elő tud állítani egy ilyen tartalmat. A szolgáltatók, így a Docca is, vállalják az átalakítást, a külföldre juttatást – a szabályzók eltérései miatt pedig ez meglehetősen bonyolult feladat –, és ellenőrző funkciót is elláthatnak.
Staub Bulcsú az Editel erős nemzetközi hátterét emelte ki. Előadásában összehasonlította a saját és szolgáltatón keresztül megvalósított EDI-kiépítés előnyeit és hátrányait, amelyek a fejlesztési költségekben, az üzembe helyezés és tesztidőszak időtartamában mutathatnak nagy eltérést a szolgáltatók igénybevételének javára.
Hernádi Gábor a Synergon képviseletében elmondta, hogy a tavaly általa kitalált „EDI or die!” szlogent idén a „Ha EDI, akkor ECOD” jelmondattal váltják fel, így jelezve, hogy az általuk kínált, Európában és Kínában több tízezer ügyfél által használt modulos rendszer hazánkban is az egyik versenyképes megoldás.
Springel János hangsúlyozta, hogy a Magyar Telekom már a kezdetektől részt vett az EDI-folyamatok elindításában, így 1996-tól biztosítja a rEDInet szolgáltatást, kezdetektől együtt dolgozik a magyar ECR kezdeményezés EDI munkacsoportjával, így tevékenyen részt vett a szabványok kialakításában is.
K. I.