Komoly gond lehet a nagyvállalatoknak az SAP-váltás

Az SAP új, S/4HANA rendszerére átállni az SAP felhasználóknak szinte egy új rendszer bevezetését jelenti ‒ mutatott rá Gamplett Gábor, az egyik leggyakorlottabb, a rendszerbevezetések menedzsmentjére specializálódott hazai tanácsadó cég, a Helix Consulting vezetője. Ráadásul az átállás nem is opcionális, hiszen legkésőbb 2027-ben a gyártó megszünteti a korábbi változatok támogatását, így a további használatot egyetlen nagyvállalat sem engedheti majd meg magának. Ez nem azt jelenti, hogy minden felhasználónak 2027-ben kell átállnia, hanem azt, hogy az a legkésőbbi dátum, amikor ezt meg kell majd tennie, de akár holnap is belevághat, illetve már évekkel ezelőtt megtehette ezt. Fontos, hogy nem egy szokásos frissítésről, hanem egy teljesen új architektúráról van szó, amely teljes mértékben átalakítja a hagyományos SAP rendszereket, új lehetőségeket nyitva az adatkezelés és az üzleti intelligencia terén. A váltás nem olcsó, a költségei közép- vagy nagyvállalatoknál felhasználástól függően meghaladhatják az egymilliárd forintot. Fontos szempont, hogy a következő években jelentős igény lesz majd az SAP tanácsadó, bevezető cégek szakértelmére, így az ő kapacitásuk is szűk keresztmetszet lehet. Elképzelhető, hogy „sorban kell állni” náluk, különösen azoknak, akik az utolsó pillanatra halasztják a váltást. Várakozás alatt ne napokra, hanem inkább hónapokra gondoljunk, hiszen kifejezetten a nagyvállalati szféráról van szó, szigorú szerződésekkel és akár évekre előre tervezett projektekkel.

Az átállás időszükséglete részben a támogatott folyamatok számán, a használt modulok összetettségén múlik, másrészt pedig a megfelelő előkészítésen. Professzionálisan levezényelve a teljes folyamat akár egy év alatt lezárulhat, míg nem megfelelő előkészítés és projektmenedzsment mellett bármilyen hosszan elhúzódhat. A folyamaton természetesen nem az informatikai rendszer átállítását értjük, hanem akár a professzionálisan lebonyolított szállítói tendertől a projektmegvalósításon át addig a pontig, amikor minden felhasználó rutinszerűen és hatékonyan kezeli az új rendszert.

Egy ilyen mértékű változásra nagy hiba pusztán informatikai feladatként tekinteni, még akkor is, ha a feladatok egy része az IT-rendszerhez kapcsolódik. A korszellemhez idomulva egyrészt meg kell vizsgálni, hogy on-site megoldás helyett használhatunk-e felhős alkalmazást. Másrészt az üzleti területekkel közösen meg kell vizsgálni, mely folyamatokat lehet standardizálni a meglévő rendszerben évek alatt már „szétfejlesztett” folyamatok helyett. Minél standardabb folyamatokat tudunk bevezetni, annál kedvezőbb lesz a bevezetési és később az üzemeltetési költség.  Épp az a cél, hogy éljünk az új megoldás kínálta fejlődési, hatékonyságjavítási lehetőséggel, nem pedig az, hogy mindenáron ‒ szó szerint ‒ ragaszkodjunk a megszokotthoz, ami egyébként jelen esetben már csak technikailag sem lesz lehetséges. A szükséges standardizáció megvalósítása a szervezetben ugyanakkor csak erős felsővezetői elköteleződéssel lehetséges.

Az ERP bevezetések ‒ de hívhatnánk akár újra bevezetésnek is ‒ nem a technológián szoktak zátonyra futni, hanem épp azon, hogy a döntéshozók sok mindent technológiai kérdésként kezelnek, miközben a problémák jelentős része humán, felhasználói oldalon keletkezik ‒ mutatott rá Gamplett Gábor. Az emberek ellenállása nagyon erős a változásokkal szemben, ami akkor is igaz, ha ezt bármilyen okból nem hangoztatják. Ezt az ellenállást kell elsősorban megfelelően kezelni a sikerhez. Ehhez azonosítani kell a szervezetben a stakeholdereket (mindazokat, akikre a bevezetés hatással lehet), bevonni és informálni őket. Ahogy természetesen a közép- és felsővezetőket is, akik lehet, hogy nincsenek teljes átfedésben az előbbiekkel, de példamutatásuk, belső motivációjuk fontos tényező. Mindez klasszikus változásmenedzsment-feladat, ahol egyfelől használni kell az SAP Activate rendszer ajánlásait, másrészt  nemzetközi módszertanokat, mint például az ADKAR vagy a Lewin’s modell.

Tudomásul kell venni, hogy a bevezetés a szervezetnek jelentős stresszt jelent, a munkatársaknak pedig sok többletfeladatot a napi rutinon kívül, amit keretezni kell, kompenzálni, és motiválni azokat, akikre mindez hárul. Ellenkező esetben megtörténhet, hogy az új rendszer még évekkel a váltás után sem tökéletes, a bevezetés költségei pedig ‒ ideértve a hatékonyság romlását is a jogosan elvárt javulás helyett – egyrészt jóval meghaladják a tervezettet, másrészt olyan pontokon mutatkoznak, amiket elsőre nem is evidens összefüggésbe hozni az ERP-rendszerrel.

A S/4HANA átálláshoz kapcsolódó változásmenedzsment-feladatok több nagy, részben párhuzamos pillérre oszthatók:

• ­      A stakeholderek elemzése és kezelése, amire ‒ bizonyos embereknél akár névre szóló ‒ kezelési tervet kell készíteni és végrehajtani.
• ­      Meg kell tervezni és konzekvensen végezni a teljes projekt kommunikációját, ami messze nemcsak az elvárások közlését jelenti, hanem például a felsővezetői példamutatás és támogatás betervezését is a projektbe.
• ­      Fel kell mérni az átálláshoz és az elérni kívánt működéshez szükséges kompetenciákat, és amennyiben nem állnak rendelkezésre, képzésekkel ki kell azokat alakítani.

A hatáselemzés során meg kell vizsgálni, hogy a változás hogyan hat a szervezetre, a kompetenciákra és a működésre. Megtörténhet akár, hogy az új rendszer folyamatokat, funkciókat,  feladatköröket hoz létre vagy szüntet meg. Nyilvánvalóan ki kell képezni az embereket az új rendszerre, de az új rendszer eltérő képességeket kíván, ezért nem biztos, hogy ugyanazokat kell kiképezni, és gyakran új munkatársakra és kompetenciákra is szükség lehet.

­      Nagyon fontos, hogy az első perctől, tudatosan elő kell készíteni mindezt. Ha a próbaüzem, tesztelés után kezdünk ezzel foglalkozni, tűzoltóként futkosva a problémás részek között, lényegében már veszítettünk. Ekkor sem késő tanácsadót bevonni, aki rendszerezi és kezeli a gondokat, de lényegesen hatékonyabb ezeket megelőzni.

Ne feledjük, hogy az SAP-tanácsadó, integrátor cégeknek nem feladatuk és kompetenciájuk a változások menedzsmentje – ez alapvetően ügyféloldali feladat. A bevezető cégek felelőssége annyi, hogy folyamataink jól legyenek kialakítva, az új rendszer megbízhatóan és hatékonyan működjön, elérhető és üzemeltethető legyen. A munkatársaink felkészítése, motiválása, a változások elfogadtatása a megrendelő dolga és érdeke!