Kisebb, tematikusabb rendezvények jöhetnek idén

A tavaly év végén beköszöntött recesszió csak kis mértékben rontott a rendezvényszervező cégek 2008-as forgalmán. Bár néhány ügyfél csökkentette az év végi partira szánt keretét, de nagy visszaesést nem könyveltek el az eseménymarketingre szakosodott vállalkozások. Reményeik szerint az idei esztendő sem lesz sokkal rosszabb, de úgy vélik, a kreativitásnak a korábbinál is nagyobb szerepe lesz a nehézségekkel küzdő piacon.Varga Péter, a Horizont rendezvénymenedzsere úgy véli, a hazai rendezvénypiac annyira szerteágazó, hogy méretéről egyelőre lehetetlen pontos adatokat mondani Az általa ismert körben a 2008-as forgalom nagyságrendileg hasonló, mint a 2007-es esztendőben. Cége, a Horizont Rendezvényszervező Iroda nagyon jó üzleti évet zárt, nem érezték meg a pénzügyi krízist, bár ősz végén kisebb műsorokat megrendelőik visszamondtak.
– A nagyon jó üzleti év után célunk, hogy magas színvonalú munkával a valószínűsíthető nehézségek ellenére, ezt az idei évben is elérjük.
Nagy Csaba, a Budapest Party Service Kft. értékesítési igazgatója szerint 2008-ban bővült a hazai piac, néhány százalékkal ők is jobb eredményt értek el, mint az azt megelőző évben. Ugyanakkor cége a válság hatását jobban megérezte, mert több, pénzügyi szektorban érdekelt ügyfelük van, akik a decemberi rendezvényeiket igen visszafogottan tartották meg.
– Ősz végén volt néhány pillanat, amikor pesszimista gondolatok fogalmazódtak meg bennem, de szerencsére az utolsó pillanatban sikerült javítani a számokon – mondja a szakember.

Kommunikáció koncepcióval
A Gála Eseményszervező Kft., amely 2008-as üzleti tervét már a harmadik negyedévre teljesítette, tavasszal sok dolgozói rendezvényt szervezett, de számos megrendelésük érkezett konferenciák és partnerfogadások szervezésére is – tudtuk meg Varga András marketing- és ügyfélkapcsolati igazgatótól.
– Reális elvárás önmagunkkal szemben, hogy a tavalyi forgalmat 2009-ben is elérjük. Számítunk azonban a rendezvénytípusok átstrukturálódására, úgy hiszem, ebben az évben több koncepción alapuló kommunikációs célú rendezvényre kapunk majd felkérést – latolgatja cége idei esélyeit Varga András.
A szakemberek véleménye megegyezett abban, hogy a konkrét tematikára felépített rendezvények súlya évek óta egyre nő, ez a tendencia 2009-ben is folytatódni fog. Változásra inkább a tekintetben számítanak a rendezvényszervező cégek munkatársai, hogy az ügyfelek kisebb, de céltudatosabb eseményeket rendelnek majd tőlük.
Varga Péter azon véleményének adott hangot, miszerint a rendezvényeket idén is meg fogják tartani, de a cégek jobban megnézik majd, hogy mire költenek.

A túlélés záloga
Az általunk megkérdezett szakemberek egy része mindenképpen számít visszaesésre 2009-ben, de annak pontos mértékét nem merték megjósolni. Egyik szemük sír, mert a piac többi szereplőjével együtt ők is egy zsugorodó tortából szeretnének minél nagyobb szeletet megszerezni, viszont úgy vélik, a recesszió alkalmat biztosít arra, hogy a szakma megújítsa önmagát, és a dilettáns, megfelelő háttér nélküli cégek eltűnjenek a süllyesztőben. Varga Péter szerint a 2009-es esztendőt csak a megbízható és költségorientált cégek vészelhetik át, Nagy Csaba úgy látja a talpon maradás kiváló minőségű és rugalmas szolgáltatással, valamint megbízható kapcsolati tőkével abszolválható. Varga András szerint a főszerep a kreativitásé, de a siker elképzelhetetlen az egyedi ötleteken alapuló rendezvények gondos, költséghatékony megvalósítása nélkül.
A cégek arra számítanak, hogy a tavalyi élelmiszerár-emelést követően, idén a rendezvényhelyszínek bérleti díjai nőnek majd, ez drágíthatja szolgáltatásaikat. A Gála Eseményszervező 2009-es tárgyalásai során számít arra, hogy sikerül néhány helyen az átlagnál kedvezőbb díjazást elérniük. Abban mindnyájan megegyeztek, hogy a kulcsszó az ár-érték arány lesz, mindenáron nem fognak ragaszkodni a divatos helyszínekhez.
Nagy Csaba évek óta hangoztatja: az ügyfeleknek érdemesebb évindító rendezvényt tartani, mint évzárót. A kettő közt csupán egy hónap a különbség, viszont árakban, lehetőségekben komoly a differencia a két időpont között.
– Év elején általában mindenki engedékenyebb, hiszen a január–február a szakmánkban szinte holtszezonnak számít az előző év végéhez képest.

Folyamatos fejlesztés, a költségek felülvizsgálata
A rendezvényszervező cégek szerint a gazdasági nehézségek ellenére nem kell arra számítani, hogy visszarendeződik a piac, és a cégek a rendezvényszervező vállalkozások kiiktatásával hozzák létre vállalati eseményeiket. A piacon ma is megtalálhatók olyan vállalatok, amelyek év közben sok rendezvényt tartanak, nekik érdemes saját stábot üzemeltetniük, de azok a cégek, amelyek évente csak egy-két alkalommal hívják össze partnereiket vagy dolgozóikat, azok jobban teszik, ha az esemény megszervezését gyakorlott emberekre bízzák. A szakemberek úgy látják, a komolyabb cégek a jövőben is szívesen költenek majd a profikra, akik képesek az egész rendezvényt egy kézben tartani.
Év közbeni visszamondásokra ettől függetlenül mindnyájan számítanak.
– Az elmúlt évek tapasztalata alapján úgy gondolom, hogy az egy főre jutó költés rendezvényenként nem fog változni. Nekünk viszont rugalmas árpolitikát kell folytatnunk, felül kell vizsgálnunk beszerzési árainkat. Természetesen a minőség megtartása mindenkori elsődleges szempont – teszi hozzá Varga András.
Arra a kérdésre, hogy a gazdaságot sújtó recesszió megállítja-e a rendezvények helyszínén használt egyre modernebb technikai eszközök beszerzését, a szakemberek egyöntetű nemmel válaszoltak. Persze némi lassulásra ezen a területen is számítanak, de alapvetően feltartóztathatatlannak látják a technológiai korszerűsítést. Úgy látják, a XXI. század rendezvényei már nem jöhetnek létre a megfelelő technikai innováció nélkül. A szakmai rendezvények zömét meg sem lehetne rendezni modern kivetítők, megfelelő kihangosítás nélkül.
Erős-Hajdu Szilvia