Irányító informatika

Mint minden más cégnél, eljön az a pillanat az FMCG-cégek életében is, amikor emberi erőforrásra támaszkodva nem tudják már elvégezni a mindennapi munkát. Ezért egy vállalatirányítási eszközre, egy logisztikai szoftverre, egy informatikai megoldásra van szükségük. De mikor is jön el ez a pillanat?Az alapfolyamatok szinte minden FMCG-vállalat esetében ugyanazok – mondja Weisz-bart Zsolt, az IFS Hungary ügyvezető igazgatója. A vállalat árut, alapanyagot szerez be, raktározza, telephelyei között mozgatja azokat, gyártó cég esetében valamilyen átalakítást végez a beszerzett anyagokon, majd kiszállítja őket a nagykereskedőhöz, kiskereskedőhöz, fogyasztóhoz.
Amennyiben azonban a beszerzés, gyártás, raktározás, kiszállítás folyamatában egy-egy szakaszt részletesebben megvizsgálunk, láthatóvá válnak a különbségek az egyes szektorok között. A beszerzési oldalon fontos a beszállítók különböző szempontok szerinti minősítése (például pontosság, minőség alapján), hiszen ez alapvetően befolyásolja, hogy a vállalat miként képes teljesíteni a vevői felé. Ebben a szektorban gyakori a receptura alapján történő gyártás, ez esetben kiemelkedően fontos, hogy a termelés informatikai támogatását végző rendszer tudja ezeket kezelni. A raktározás területén meg kell oldani a lejárati idők, valamint a különféle göngyölegek kezelését. E területen szintén gyakori követelmény a párhuzamos mértékegységek kezelése, azaz amikor a folyamat különböző szakaszaiban más-más mértékegységben kell nyilvántartani a termékeket. Ami a kiszállítást, értékesítést illeti, kezelni kell tudni különböző nagykereskedelmi, kiskereskedelmi kampányokat. Gyakran követelmény a pénztárgépillesztés is.
Az egész folyamatra vonatkozóan fontos az automatikus áruazonosítás (például a vonalkódos rendszer) megvalósítása, valamint az FMCG-szektorra jellemző minőségirányítási követelményeknek való megfelelés támogatása, a szükséges dokumentációval, ellenőrzési pontok menedzselésével.

Hatékony rendszerek kellenek
– Az FMCG-szektorra definíciószerűen a gyorsan forgó, gyorsan változó készletek és az erős versenyhelyzet a jellemzőek. Így az üzletmenet kézben tarthatóságához naprakész, de még inkább „percre kész” készletnyilvántartás szükséges – mondja Neumer Attila, az e-Best Tanácsadó Kft. munkatársa. – Ezen túlmenően az anyagi folyamatok fő mutatóinak, az egyes egységek kapacitásának, illetve az azokon átfolyó vagy ott várakozó erőforrások mutatóinak valós idejű ismerete, valamint a beavatkozás, a termelés, illetve a disztribúció gyors változtatásának a lehetősége is kívánatos.
A vevői rendelések rövid határidejűek, nem tervezett módon változhatnak, s a nagy vevők – akiknek megtartása a vállalat számára létfontosságú – általában igen erős alkupozícióban vannak a beszállítókkal szemben. Következésképpen e szektorban csak az a vállalat képes sikereket elérni, amelyik maximális mértékben átláthatóvá teszi saját folyamatait, megteremtve a percre kész és pontos adatokhoz való hozzáférés lehetőségét.
Az erős piaci versenyben nagyszámú értékesítési akcióra kerül sor. A vevők igényeinek kielégítése érdekében a cégeknek folyamatosan gondolniuk kell az új termékek bevezetésére, reklámok, reklámkampányok szervezésére, akciók, csomagok kialakítására. Ezeket a tevékenységeket sikeresen csak több terület: a marketing, az értékesítés, a logisztika, a vevőszolgálat, a pénzügy és a menedzsment hatékony együttműködésével lehet végezni. A koordináció biztosítása, a tervezés, végrehajtás és értékelés alapja a rendelkezésre álló információ.

Kezdetektől kell IT
– A számlázást, könyvelést mindenképpen érdemes már kezdetben, a kis boltnak vagy pékségnek is valamilyen szoftverrel támogatni, a többi terület esetében az összetettség és a volumen az, amelyet érdemes figyelembe venni – mondja Weiszbart Zsolt.
Eleinte elég lehet néhány jól felépített Excel tábla. De ha a cégek kezdik úgy érezni, hogy nem látják át működésüket, akkor érdemes valamilyen egyszerűbb, „dobozos”, azaz viszonylag kevés paraméterezést, testreszabást igénylő rendszert kiépíteni. Amennyiben a kis bolt hipermarketté, üzletlánccá, a pékség pedig mondjuk egy nagy péküzemmé fejlődik, esetleg úgy érezheti, hogy kinőtte addigi rendszerét. Ekkor megint el kell gondolkodnia az informatikai fejlesztésen.
Weiszbart Zsolt szerint a hazai ERP-piacon még mindig az „első vásárlók” vannak többségben, ami azt jelenti, hogy bár már legtöbbször használnak valamilyen informatikai támogatást a vállalatuknál, azonban a különféle területeket különféle rendszerekkel, eszközökkel, megoldásokkal támogatják, amelyek nem integráltak egymással, úgynevezett „sziget rendszerekként” működnek. Így a bevezetési projektek még a folyamatok rendbetételére, illetve a legfontosabb tevékenységek megoldására irányulnak. Nemzetközi szinten, ahol a vállalatok – különösen a kis- és közepes cégek – már jóval korábban megkezdték az informatikai fejlesztést hazai társaiknál, a rendszerek folyamatos finomhangolására, újabb területek lefedésére, illetve üzleti intelligencia, vezetői információs, CRM-rendszerek bevezetésére koncentrálhatnak.

Sok az eszkimó, de a fóka is
– A magyar piacon 22-25 ezer kis- és középvállalkozás létezik, ők összesen közel 800-féle vállalatirányítási rendszert használnak – mondja Balázs Csaba, az SAP Hungary PreSales menedzsere. – Így az elkövetkező időszakot a gyártók tekintetében mindenképp egyfajta polarizálódás fogja jellemezni. Az olyan rendszerek, amelyeket a programozáshoz értő pár egyetemista teljesen egy adott vállalkozás működésére írt, nem kecsegtetnek túlzott stabilitással. Nincs meg arra a garancia, hogy ezek az egyetemisták mindig elérhetők lesznek, hogy a kért fejlesztéseket elvégezzék.
Balázs Csaba szerint az ilyen jellegű ERP-rendszereknek nincs igazán jövője, őket a stabil, a háttérben régóta működő cégekkel rendelkező rendszerek váltják fel. Vásárlói szempontból ezt a piacot tavaly az óvatos várakozás jellemezte. A szakértő szerint a kkv-szektor részéről mindig is elvárás, hogy vissza nem térítendő támogatásból valósítsák meg a hasonló beruházásaikat.

Nyomon követhetőségi kényszer
Az SAP 2004 óta minden méretű cégnek kínál valamilyenfajta ERP-megoldást: a közepes cégeknek az SAP Business All in One terméküket, a kisebbeknek pedig az SAP Business One-t. A szakértő szerint a magyar cégek esetében FMCG-területen közepes és kisvállalatok egyaránt megtalálhatók. A nagy cégek, multinacionális vállalatok leányvállalatainál többnyire az anyacég dönti el, hogy milyen ERP-rendszert használhat. A kisebb cégek esetében attól függ a kiválasztott rendszer, hogy melyik mellett tört lándzsát a kiemelt partnerük.
Az FMCG-szektorban mindezen túl az EU-s előírások is erőteljesen meghatározzák, hogy milyen rendszert választanak a cégek. Rendkívül erőteljes kényszer a szakértő szerint például a nyomon követhetőség: attól kezdve, hogy a liszt beérkezett a pékségbe, majd kenyér formájában távozik, tudni kell pontosan, hogy a liszt milyen termékekbe került, hogyan és mikor fogyott el, és kitől, milyen beszállításból származik. Ez pedig papíron nem megvalósítható.
Balázs Csaba szerint 100-200 millió forint éves árbevétel felett mindenképp érdemes egy ERP-rendszert bevezetni, ám szerinte az is gyakori, hogy a vezetők elhivatottsága miatt ennél kisebb forgalmú vállalkozásokat is vállalatirányítási rendszerek tartják mozgásban.

Hosszú távú gondolkodás
– A kis- és középvállalati szektor szereplői cégmérettől függetlenül mind inkább igénylik a korábban csak nagyvállalatok számára elérhető megoldásokat – ismerteti Molnár Attila, az élelmiszeripari cégek esetében az SAP stratégiai partnerének számító Hostlogic Kft. értékesítési igazgatója. – Egyre inkább érezhető, hogy a cégek hosszú távon gondolkodnak vállalatirányítási rendszerük kiválasztásánál, és azokat legalább 5-15 évre választják. A választás nem egyszerű, mivel sok megoldás létezik a piacon, és nehéz közöttük a releváns különbségeket felfedezni.
A Hostlogic szakembere szerint a cégek választáskor általában közelről megvizsgálják a megoldások funkcióit, a szoftver tudását tesztelik. A másik járhat út az, ha az adott iparágban keresnek egy olyan céget, ahol már bevezettek egy hasonló rendszert, ami évek óta megbízhatóan működik. Nagy valószínűséggel egy ilyen rendszer náluk is jól fog szolgálni.
Molnár Attila szerint a döntést mindig kellő körültekintéssel kell meghozni, hiszen egy rossz döntés, egy nem megfelelő rendszer komoly anyagi áldozatokkal jár. A szakember azt tanácsolja, ilyenkor nem szabad a régi rendszer foltozgatásával tölteni az időt, olcsó rendszerek vásárlásával leplezni a rossz döntést, hanem elég bátornak kell lenni váltani. Mégpedig egy olyanra, amely teljes körű megoldást nyújt a felmerülő problémákra, ugyanakkor lehetőséget biztosít a lépcsőzetes bevezetésre.

A közös nyelv
A választáskor arról sem szabad elfeledkezni, hogy egy vállalatirányítási rendszernek a partnerek már működő rendszeréhez is illeszkednie kell. Mivel az élelmiszeripari cégek nagyon sok olyan élelmiszer-kereskedelmi lánccal állnak kapcsolatban, akik nagy valószínűséggel SAP-rendszert használnak, így érdemes mindenképp megfontolni ennek a rendszernek a választását. Az SAP globális szinten piacvezető, vagyis ez a legtöbb cég által keresett megoldás.
Ami pedig a jövőt illeti, a Hostlogic értékesítési igazgatója szerint az elkövetkező évek technológiai fejlődési iránya a vállalatok ERP-rendszerei közötti automatizált együttműködés, az SAP üzleti intelligencia tudásának hatékonyabb kihasználása, a dolgozókkal, ügyfelekkel való interaktív kommunikáció és a mobiltechnológiák integrálása a vállalatirányítási szoftverekbe. A HostLogic magyar ügyfelei már minderre felkészítve vezettetik be rendszereiket, a szomszédos országokban, Ukrajnában, Romániában, Szlovákiában nyíló leányvállalataikhoz is.
– Az SAP domináns szereplője lesz az ERP-piacnak 2008-ban is, és e cég stratégiája évekre előre meghatározza a vállalatok üzleti folyamatainak fejlődési irányát – mutat rá Molnár Attila.

Hasztalan pályázatok
– Korábban a kis- és középvállalatok (kkv-k) jobban ki tudták használni az EU-s és kormányzati pályázatokat, amikor vállalatirányítási rendszerek beszerzéséről volt szó. Mostanra a vissza nem térítendő támogatás csökkent aránya, valamint az a tény, hogy a pályázati pénzek későn érkeznek, tehát azt a vállalkozásnak meg kell előlegeznie, csökkentette a hasonló pályázatok iránti érdeklődést – mondja Horváth László, a Synergon Üzleti Megoldások Divízió SAP üzletág vezetője.
A kisvállalatok esetében kevesebben engedhetik meg maguknak a hasonló rendszerek bevezetését, ők a tanácsadói órabéreket sem tudják megfizetni, és a szakértő nem is lát semmilyen irányból támogatási igyekezetet, hogy ez lehetőség legyen a kisebb cégek számára is. Horváth László szerint ebben az esetben az lenne a megoldás, ha több kis cég összeáll, ha több kis bolt, pékség közösen vezetik be ezt a megoldást. Azt sem tartja elképzelhetetlennek, hogy egy régió, egy ipari park vásárolná meg a vállalatirányítási rendszert, és úgymond közműszerűen kínálná az oda betelepedő cégeknek, vállalkozásoknak. Ez olyan lenne, mintha a kisebb vállalkozásoknak is lehetőségük adódna, hogy nagy tételben, kedvezményesen vásároljanak.

A bevezetések buktatói
– Egy-egy vállalatirányítási rendszer bevezetése előtt az ügyfeleknek mindenképp érdemes előbb a különböző finanszírozási lehetőségeket megfontolnia – hangsúlyozza Molnár Attila. Az ügyfelek teljes vagy részleges bérlet közül választhatnak, amely mind a szoftverre, mind a hardverre kiterjedhet, pályázhatnak, vagy akár kedvezményes banki finanszírozást is igénybe vehetnek. A pályázatok terén különösen fontos szempont, hogy a korábbi évekkel ellentétben az idei évben a mezőgazdasági termeléssel és feldolgozással foglalkozó vállalkozások is pályázhatnak beruházásaikhoz EU támogatásra. A Hostlogic szakembere szerint mindenképp fontos, hogy az ügyfél ne csak szoftvert keressen, hanem iparági referenciával rendelkező szoftvermegoldásokat, mert így a legjobb üzleti gyakorlatot vásárolhatja meg. A részben előre konfigurált iparági megoldásoknak köszönhetően nagymértékben lerövidíthető a bevezetés ideje és bekerülési költsége is.
– A vásárlónak el kell fogadnia, hogy egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a szállító/vevő kapcsolaton túlmutató partneri kapcsolat, hiszen a vállalat működését kell közös munkával új pályára állítani – mondja Molnár Attila. A szakember szerint az is a bevezetést hátráltatja, ha az ügyfél egy szoftverrel minden gondját meg akarja oldani egyszerre. A vállalati problémákat – feltérképezésük után – rangsorolni kell, és a legfontosabbakkal kell kezdeni. A lépcsőzetes bevezetés lehetőséget teremt a vállalati kultúrának az új rendszerhez történő idomulására.
– Másképp állnak hozzá a vállalatirányítási rendszerek bevezetéseihez azoknál a cégeknél, ahol létezik már informatikai kultúra, és pontosan tudják a vezetők, hogy milyen előnnyel is jár egy ilyen rendszer használata – mondja Horváth László, a Synergon Informatika Nyrt. részéről.
Ott, ahol szigetrendszerek léteznek, és gyakran papíron folyik az egész vállalat irányítása, a szakértőknek nagy felelősségük van. Hiszen a felhasználókkal meg kell értetni egy integrált informatikai rendszer sajátosságait, hozzá kell szokniuk, hogy másképp gondolkodjanak, más munkastílust kell meghonosítani, ha számítógépre és vállalatirányítási rendszerre bízzák vállalatukat. Komoly probléma, amikor egy meglévő rendszert kell lecserélniük, és a felhasználók elsőre nem értik meg, miért előnyösebb az újabb rendszer használata.
Weiszbart Zsolt, az IFS Hungary Kft. ügyvezető igazgatója szerint egy ERP-bevezetésnél nagy vonalakban a következő problémák fordulhatnak elő: nem sikerül tartani a határidőket, nem sikerül tartani a költségeket, nem lesz megfelelő a megoldás.

Vigyázat, csúszik!
A határidők betartása az egyik legnehezebb és legkritikusabb feladat, ugyanis szinte bármilyen probléma a projekt során csúszást okozhat, ugyanakkor a csúszások gyakran többletköltséget is jelentenek. Az egyik leggyakoribb oka a csúszásoknak, hogy a vállalatok nem mérik fel reálisan a rájuk eső munkamennyiséget, és/vagy nem veszik számításba, hogy ezeket a napi feladatok mellett kell elvégezni. Azonban még ha reálisan is mérték fel a munkát, azt az alkalmazottaknak el is kell végezniük. E tekintetben nagyon fontos a megfelelő motiváció, kompenzáció, illetve ellenőrzés. Ugyanakkor a bevezetési projektben részt vevő munkatársaknak (kulcsfelhasználóknak) szakmailag is alkalmasnak kell lenniük a feladatra, rendelkezniük kell a megfelelő ismeretekkel. A kulcsfelhasználók körültekintő kiválasztása alapvető fontosságú a projekt sikere szempontjából. Az ideális kulcsfelhasználó átfogó ismeretekkel, tapasztalatokkal rendelkezik a saját szakterületét, valamint a kapcsolódó területeket illetően, képes döntéseket hozni, és erre felhatalmazása is van, hatékonyan tud csapatban dolgozni, ugyanakkor megfelelő mennyiségű időt képes a bevezetési projektre áldozni a munkaidejéből.

Nem csodaszer
– Ahogyan házat sem érdemes bizonytalan alapra építeni, úgy vállalatirányítási rendszert sem. Az üzleti folyamatok kidolgozottsága, az áttöltendő/betöltendő adatok minősége alapvetően meghatározza a végeredmény minőségét, és végső soron a bevezetés már említett valamennyi minőségi tényezőjére (határidő, költség, megoldás) hatással van. Végül, de nem utolsósorban szólnunk kell a rendszerkiválasztásról is, hiszen ha a vállalat nem a számára megfelelő ERP-rendszert választja ki, akkor kevés az esély a sikerre – mondja Weiszbart Zsolt.
– Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése a legtöbb esetben nagy kihívás, hiszen nem pusztán egy viszonylag szűk körű, behatárolt folyamatot kell lefedni, hanem többé-kevésbé a vállalkozás teljes egészét – ért egyet Neumer Attila, az e-Best Tanácsadó Kft. szakértője. – Így ennek kialakítása nyilvánvalóan függetlenül a vállalat méretétől, minden lefedendő funkcionális területen jelentős erőforrásigényt támaszt. A legnagyobb kihívás általában mindezen szükséges erőforrások, idő, elkötelezettség biztosítása, melyek hiányában a kialakított rendszermodell vagy távol lesz a vállalat valós, illetve várt működésétől, vagy pedig jelentős idő- és ráfordítás-túllépéssel sikerül csak megvalósítani.
A vállalatirányítási rendszerek bevezetésének legnagyobb buktatója, amikor a bevezetést tervező cég azt reméli tőle, hogy az ár sikeres lealkudása után már semmi dolga nem lesz: minden korábbi problémája magától meg fog oldódni. Világosan kell látnia, hogy a számára optimális és jövőbe mutató üzleti folyamatmodell kialakításáért neki is, sőt elsősorban neki kell megküzdenie. Elsősorban önmagával, régi szokásaival, meglévő szemléletével, szervezetének a változásokkal szembeni természetes ellenállásával. Amíg e küzdelmet nem vívja meg, addig a bevezetés sikere kétséges.
– Ugyancsak téves lenne azt remélnie, hogy pontos, naprakész adatokat, információkat fog látni a vállalkozás működéséről anélkül, hogy az ezek előállításához szükséges, ugyancsak pontos és naprakész alapadatokat ne vinné be, és ne rögzítené folyamatosan a rendszerben – zárja gondolatait Neumer Attila.
Vass Enikő