Intelligens vállalatok

Az élelmiszeripar egyedi kihívások elé állítja az alapanyag-ellátás, gyártás területén az ügyviteli szoftvereket – ismerteti Jancsich Ernő Ferenc, az Xapt Kft. szakértője. A szavatosság kezelése, a lejárati idők betartása, az alapanyagok, gyártott termékek nyomon követése, a receptúrák nyilvántartása és dinamikus módosítása alapvető követelmények.

Általános tendencia, hogy ezen igények kibővültek az internetes értékesítési (webáruházak), beszerzési és disztribúciós csatornákhoz (rendelések elektronikus úton történő fogadása, számlák elektronikus postázása) történő kapcsolódással.

Négercsók,
nyilvántartva

Ilyen követelményekkel fordult az Újvilág MGÉSZ, az Abonett, a Négercsók termékcsalád gyártója az XAPT felé. Az együttműködést megelőzően az egyes üzemek saját hatáskörben megalkotott ügyviteli folyamatai működtették a vállalatot, papír alapú nyilvántartásokon, esetleg Excel táblázatokban történt a készletek követése, a felhasznált anyagok regisztrálása, a lejárati dátumok követése.
A mára általánossá vált információs igény, valamint az új értékesítési, beszerzési csatornák nem fértek össze ezzel a hagyományos ügyviteli nyilvántartással.

Az XAPT által testreszabott Microsoft Dynamics NAV rendszer bevezetése teljes mértékben kiváltotta a korábbi manuális nyilvántartást a beszerzés és a gyártás területén. Az anyagellátásban és felhasználásban a naprakész készletnyilvántartás, a lejárati idők automatikus ellenőrzése, az egyszeri adatbevitel egyrészt értékteremtésre fordítható időt szabadított fel az Újvilág MGÉSZ dolgozói számára, másrészt a vezetők mindig a legfrissebb állapotot láthatják a vállalat kondíciójáról. Minden beszerzés a rendszeren keresztül zajlik, kontroll alatt tartva a készletmennyiséget, a szállítói kintlévőségeket. A bevételezés során keletkező nyomon követési információk azonnal fontos elemét adják a gyártott termékek minőségi elemzésének.

– A gyártási feladatok kiadása, követése is teljes mértékben a Microsoft Dynamics NAV rendszerben zajlik, így minden pillanatban látható, hogy éppen mi történik a termelésben, mikor állnak értékesítésre készen a készletek a raktárban – folytatja a szakértő. – Élelmiszer-ipari termékek révén a gyártott termékek automatikusan megkapják a rájuk jellemző szavatossági időpontot az adott gyártási adagra/sarzsra vonatkozó egyedi azonosító mellett. A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az így létrejövő nyomon követési adatok egy, a csomagoló berendezéssel kiépített kapcsolat esetén automatikusan kerüljenek a csomagolóanyagokra, ezzel biztosítva a teljesen zárt folyamatot a gyártási feladat kiadásától a fizikailag becsomagolt késztermékig – fejezte be Jancsich Ernő Ferenc.

Informatika
a hálószobában

– A gyártási folyamatban kulcsfontosságú a pontos anyagszükséglet-tervezés, amelyet az általunk forgalmazott MAX+ rendszer gyártásirányítási modulja az előre rögzített pontos törzsadatok alapján végez – ismerteti Szabó Dávid, az INFOR Global szoftveróriás magyarországi partnerének, a Szintézis Informatikai Zrt.-nek a vezérigazgatója.

A rendszert többek között egy biomatracokat, hálószobai kiegészítőket, gyapjútermékeket gyártó cégnél is használják.

A rendszerrel szemben támasztott követelmény az volt, hogy az anyagszükséglet-tervezés segítse a beszerzéspolitikai döntéseket, segítse a megfelelő beszállító kiválasztását, az esetleges versenyeztetést. Az említett cégnél a gyártásban fontos szerepet kap az anyagszükséglet biztosításán túl az egyes gépi és emberi kapacitások optimális kihasználása is. Egy új késztermék létrehozása mindig a rendszereken kívüli műszaki tervezéssel kezdődik – mondja a vezérigazgató.

Rendelésvezérelt
rendszerben

A tervezés során meghatározták a komponenseket, valamint a komponensekkel szemben támasztott minőségi követelményeket is (biotermékek esetén ez kiemelten fontos). Amennyiben a műszaki és kereskedelmi vezetés döntése alapján az új cikk kereskedelmi forgalomba hozható, akkor bekerül a MAX+ rendszerbe egy előre meghatározott szabály alapján felépülő, beszédes cikkszámon.

Minden folyamatot a rendelések irányítanak. A gyártást általában a rendszerben feladott vevői rendelések indítják, de természetesen egyedi, belső termelésvezetői döntés alapján is indítható. A vevői rendelések alapján az adott késztermékcikkre a MAX+ elvégzi a szükséges anyagszükséglet-tervezést a komponenslista (receptúra) utolsó szintjéig (figyelve az aktuális szabad raktárkészletet és minimum készletszintet), így meghatározza a beszerzendő alapanyagok körét, a preferált beszállítókat és a kívánt határidőket.

– A gyártásban kulcsfontosságú továbbá, hogy a kiszállítás ütemezéséhez kell igazodnia. Mivel a cég saját szállítóeszközökkel biztosítja a termékek vevőkhöz történő eljuttatását, ezért a gyártási programot a rendszerben úgy kellett összeállítani, hogy figyelembe vettük az alapanyag rendelkezésre állásán, a félkész termék gyártásszükségletén túl a kiszállítási menetrendet, határidőket, túravonalakat. Mindezek eredményeként elkészül a beszerzési terv, amely alapján a rendszerben a beszerzési rendeléseket feladják – mondja Szabó Dávid.

A beérkeztetés csak a rendelési számra hivatkozva történik meg, valamint egyes cikkeket a minőségügyi ellenőrzés idejére átmeneti zárolt készletként vesznek át. A zárolt készlet csak a minőségügy jóváhagyásával bocsátható gyártásba. A gyártási folyamatban a rendszerhez csatolható ERP+IS riportkezelő rendszer segítségével folyamatosan nyomon követhető az egyes termékek gyártási ciklusai, kapcsolódó leendő vevői, a felhasznált alapanyagok és a minőségügyi ellenőrzések eredményei. Ily módon egy elektronikusan dokumentált folyamat állítja elő a rendszerben a végterméket. A termékekre történő címkenyomtatást a rendszer biztosítja, egyedi rendelések esetén
vevőspecifikusan, a címkén minden szükséges adat (pl.: vonalkód, sorozatszám) megtalálható, amely az esetleges reklamációk kezelésében elsődleges kiindulási pontnak számít.

Valós idejű adatokkal

A Multisoft Kft. szakemberei a takarmány gyártásával és értékesítésével foglalkozó ISV Zrt.-nél vezették be 2010-ben Microsoft Dynamics NAV rendszerét, és finomhangolták a megoldást a vállalat jellegzetességeire. A több telephelyes vállalatnál a budapesti központban működött korábban egy informatikai rendszer, amely a cég könyvelési, pénzügyi, számlázási és raktárkészlet-nyilvántartási feladatait kezelte. A különböző telephelyek elszigetelten működtek, nem volt online kapcsolat, a központba floppylemezen vitték be az adatokat, ami számos hibalehetőséget rejtett magába – a nagy késlekedésről nem is beszélve.

Kovács József, az ISV Zrt. informatikai vezetője szerint jelentősen lerövidült egy megrendelés átfutási ideje. Korábban a megrendeléstől számítva átlag 5-6 nap telt el a teljesítésig – ez legalább két nappal csökkent, mert a logisztika is optimálisabban szervezhető, hamarabb megtörténhet a kiszállítás.

A rendszertől a hagyományos ERP-feladatok mellett nagy segítséget kapnak a kintlévőségek kezelésében. A lejáró számlákról naponta kapnak figyelmeztetést, kérésre a szoftver kigyűjti a rendszeresen késve fizető vevőket.

A gyors döntések meghozatalában a különféle kimutatások, riportok adnak segítséget. Egyre aktívabban használják az azonnali, valós idejű adatokra támaszkodó elemzéseket a megfelelő döntések meghozatalához.

– Továbbá jelentősen csökkent a gyártási költség az előző évihez képest. A beszerzések is pontosabban igazodnak a gyártás alapanyag-igényeihez, ennek köszönhetően az ISV Zrt. készletgazdálkodása is javult – állapítja meg Kovács József.

Paraméterfüggő
engedélyezés

– Cégünknél az informatika tevékenységünk minden részletében jelen van, a termelés legelső fázisától kezdve egészen a termék üzletbe szállításáig – ismerteti Zsigárdi Balázs, a fagyasztott péksüteményeket készítő és azokat franchise-rendszerben értékesítő Pek-Snack Kft. informatikai vezetője.

A 200 körüli alkalmazottat foglalkoztató vállalat Igalon, egy 6000 négyzetméteres gyárban készíti elő a partnereknek fagyasztottan szállított finomságokat. Informatikai rendszerük az SAP Business One alapjaira építve működik.

Az egyes folyamatokat irányító informatikai megoldások összekapcsolva, integráltan működnek. Valós időben szolgáltatnak adatokat, digitális a bizonylatáramlás is. A Pek-Snack Kft.-nél az áru beérkezéséhez paraméterfüggő engedélyezési eljárást alakítottak ki, ezzel biztosítva a megfelelő minőségű termelést. Minden új áru mellé végtelen számú paramétert lehet rögzíteni, a terméket átvevők pedig PDA-kon ellenőrzik és rögzítik az adatokat. A rendszer riaszt, ha felsőbb vezető beavatkozására, döntésére van szükség. A minőségbiztosítási feladatokat is hasonlóan, egy PDA-n lehívható ellenőrzési listával tudják szavatolni: például, hogy milyennek kell lennie a tészta hőfokának, mennyi az érlelési idő stb.

A termelési technológiát informatikai eszközökkel gyorsítani nem tudják.
A rendszer hatására azonban
az adatvisszanyerés sebessége rendkívüli mértékben megnőtt. A Pek-Snack Kft.-nél évente tartanak termékvisszahívási gyakorlatot. A termékvisszahívás folyamata a rendszer hatására rendkívüli mértékben leegyszerűsödött, felgyorsult. A cégnél a jövőben az erőforrás-menedzsment területén terveznek indítani egy újabb, kisebb informatikai projektet.

Megfigyelt beszerzési igények

– A Columbus McKinnon Hungary Kft. 2011 nyarán döntött a ProgEn Kft. fejlesztette sERPa integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése mellett – idézi fel Wernitzer Éva marketing- és értékesítési vezető.

A cég egy 150 éves múltra visszatekintő nemzetközi emeléstechnikai vállalatcsoport részeként 2003 óta van jelen a magyar piacon. A magyar leányvállalat az elmúlt 10 évben dinamikusan bővítette ügyfélkörét belföldön és a környező országokban egyaránt. Ezzel párhuzamosan zajlott a magyar vállalat helyi gyártókapacitásának bővítése. Ezek a tényezők együttesen indokolták egy komplex vállalatirányítási rendszer bevezetését, ami a korábbi rendszerrel szemben egy keretben támogatja a beszerzési és gyártásszervezési folyamatokat egyaránt.

– A kiválasztott sERPa integrált vállalatirányítási rendszer fő előnye, hogy a rendelésállomány folyamatos alakulásának megfelelően figyeli az aktuális beszerzési igényeket, mind a kereskedelmi áruk, mind pedig a termeléshez szükséges alapanyagok esetében – folytatja a marketingvezető.

Szintén fontos szempont volt, hogy a ProgEn Kft. biztosítani tudta a program fejlesztését a Columbus McKinnon Hungary Kft. egyedi igényeinek megfelelően. A választás egyik kulcsfeltételeként a rendszer az igények és készletadatok folyamatos összevetésével tesz javaslatot a szükséges beszerzésekre, és biztosít információt a várható beérkezésekről mind az értékesítés, mind a gyártásszervezés számára egyaránt.

– A rendszer bevezetése óta jelentősen javult a cég megbízhatósága, amivel ügyfeleit tájékoztatja az egyes rendelések határidejéről. Jobb lett a gyártás tervezhetősége, ami a hatékonyság növekedésében és az állásidő csökkenésében egyaránt megmutatkozott. A minden dolgozó számára áttekinthető rendszernek köszönhetően egyszerűbbé vált a cég egyes részegységei közötti információcsere, ami hatékonyabbá tette a cég dolgozóinak egymás közötti kommunikációját – sorolja Wernitzer Éva. – Ezzel párhuzamosan a rendszer által kínált automatizmusok révén sikerült csökkenteni a cég humánerőforrás-leterheltségét, így kapacitások szabadultak fel a készlet- és költségoptimalizálás számára.

Minden
egy platformon

További könnyítést jelent, hogy a sERPa egy platformon kezeli a cég teljes működését, a rendelésállomány kezelésétől a főkönyv vezetéséig bezárólag. Így könnyen – az alapadatok szintjéig történő lefúrás lehetőségeivel – teszi áttekinthetővé az egyes főkönyvi események hátterét, automatizálja azok rögzítését, tehát jelentős erőforrást takarít meg számviteli oldalról, valamint biztosítja a főkönyv és a valós események közötti teljes egyezést. Az eltérések azonnal láthatóvá válnak, így késedelem nélkül korrigálhatók.

A rendszerben rögzíthető és a valós eseményekkel párosítható a cég összes banki folyamata, így naprakész képet kap a tartozásokról és követelésekről, valamint arról, hogy milyen költségek várhatóak a jövőben, ami alapját képezi a program által kínált likviditástervezésnek és cashflow managementnek.

A sERPa rendszer integráltan tartalmazza a teljes HR funkcionalitáshoz és bérszámfejtéshez szükséges modult, amelyet kombinálni lehet egy termék előállításához mindenkor szükséges humánerőforrás-költségekkel. Így pontosabb képet biztosít az egyes termékek közvetlen költségeivel kapcsolatban, ami az utókalkulációhoz szükséges munkát csökkenti. Gyakori tapasztalat, hogy az utókalkuláció egy egységes vállalatirányítási rendszer hiányában éppen az irreális munkabefektetés miatt marad el, rontva ezzel egy vállalat versenyképességét vagy éppen jövedelmezőségét, gátat szabva a fejlődésnek.

– Fontos, hogy a sERPa rendszer biztosítja az egyes termékek gyártási számainak nyomon követését is az alapanyagtól a késztermék teljes útján át, így a minőségellenőrzés és a reklamációkezelés is egyszerűbbé és gördülékenyebbé vált – zárja gondolatait Wernitzer Éva.

Vass E.