Pénzügyek naprakészen

A számítógépek megjelenésével nem kell éveket várni ahhoz, hogy a vállalkozás pénzügyi helyzetéről megfelelő kép alakuljon ki a vezetők fejében. Az emberi munka kiküszöbölésével a kimutatások pontossága növekszik, a döntések pedig naprakészek, azonnaliak. A különböző pénzügyi, vállalatirányítási és erőforrás-gazdálkodási alkalmazásokba megéri befektetni.Nemcsak az FMCG-szektorban, hanem az összes többi cég esetében már nem csupán pénzügyi rendszerről, hanem erőforrás-gazdálkodási (ERP) rendszerekről beszélhetünk – szögezi le elöljáróban Göndör László, a HostLogic Kft. tanácsadási igazgatója. A rendszerek az FMCG-cégek számára is naprakész, pontos, összetettségében is konzisztens, minden gazdálkodási területre kiterjedő információfeldolgozást jelentenek. Ezekkel a rendszerekkel a vállalatok üzleti folyamataik jelentős részét, azon belül elsősorban a logisztikai, gyártási, pénzügyi és kontrollingfolyamataikat tudják operatívan optimalizálni. Szinte elenyésző azon vállalkozások száma (talán a legkisebb vállalati méretben vannak még), amelyek elkülönült pénzügyi rendszert használnak. A vállalatirányítási rendszerek – és azon belül az SAP – kiemelt jelentősége épp az integrációban rejlik. Nincs szükség az adatok többszörös rögzítésére, sőt egyre inkább még az interfészek is eltűnnek ezen rendszerek környezetéből.

Adatbázisok 2 terrabájtig
Göndör László elmondása szerint a HostLogic által kialakított, az FMCG-szektorra specializált folyamatokat is támogató, SAP-alapú Smart Enterprise megoldásokkal az értékesítés és annak minden alapfolyamata természetesen támogatott. Az SAP kifinomult árazási technológiá-ja, valamint a HostLogic jelentős üzleti tapasztalataira épülő megoldás lehetővé teszi akár a legbonyolultabb árképzési algoritmusok leképezését is. Az SAP-rendszer ma a piacon elérhető legrobusztusabb megoldás. Az adatbázisok mérete szinte korlátlan lehet, amennyiben a hardver-infrastruktúra megfelelően hangolt a hatalmas adatbázisokhoz. A HostLogic nem csupán bevezet ilyen rendszereket, de saját környezetében üzemelteti is ezeket. Az üzemeltetett rendszerek együttes adat-bázismérete ma már meghaladja a 2 terra-bájtot.
A HostLogic szakembere szerint a neves szoftvergyártók külön figyelmet fordítanak a jogszabályi megfelelőségre, és már a jogszabályalkotás folyamatát figyelemmel kísérve felkészülnek arra, hogy a megfelelő időben elvégezzék a szükséges módosításokat.
Az ERP-rendszerek egyik kiemelt jellemzője a paraméterezhetőség, amelynek segítségével szinte alig van szükség programozási munkára egy-egy jogszabály változásakor.

Világ szoftverei, egyesüljetek!
Az ERP-rendszerek pénzügyi vonatkozású szolgáltatásai csak kismértékben fejlődnek, mivel szinte minden, ma elképzelhető funkcionalitást már tudnak – véli Göndör László. Azonban technológiai újítások előtt (és talán alatt is) áll az ERP-világ, amely drámaian fogja megváltoztatni a rendszerek funkcionalitását. Ez a változás az úgynevezett SOA (Service Oriented Architecture) kialakulásával érkezik. Az új technológia alapvetően webalapú funkciók (service) szabványos eszközökkel való, célirányos összekapcsolását teszi majd lehetővé. Ezzel pedig kaput nyitunk olyan funkciófejlesztéseknek, amelyeket szabadon lehet majd üzleti folyamatok támogatására összekapcsolni egymással – üzleti alapú standardok mentén. Például egy számlakezeléshez szükséges folyamat elemeit a vevőnyilvántartás, a folyószámla-vezetés, a cikk- vagy szolgáltatáskezelés, az adókezelés stb. funkcióelemekből (úgynevezett service-ekből) lehet majd összeállítani. A service-nek nem feltétlenül kell azonos szoftverkészítőtől származnia. Ez a technológia szinte az egész világ szoftverfejlesztőit bevonhatja a vállalatirányítási vagy egyéb, specializált szoftverek fejlesztésébe, amely ma még nem pontosan prognosztizálható, de mindenképpen alapvető változást jelenthet az alkalmazási rendszerek terén – fejezi be Göndör László.

Minden folyamat lefedve
A CSB integrált megoldásokat nyújt elsősorban élelmiszer-ipari cégek számára, amelyek az alapanyag-beszerzéstől egészen a gyártás értékesítéséig minden folyamatot lefedhetnek és nyomon követhetnek az alkalmazás segítségével – ismerteti Ádám János, a CSB pénzügyi tanácsadója. A hasonló integrált rendszerek előnye, hogy az adatok egy zárt rendszerben mozognak, így a menedzsment számára semmilyen adat sem vész el. A pénzügyi tanácsadó alkalmazásuk előnyeként említette, hogy az adatok rendkívül könnyen visszakövethetők és visszagörhethetők. Pontosan és tisztán lehet látni, hogy hol milyen változások – esetleg hibák – keletkeztek. Például az alkalmazás alapanyag-beszerzés tekintetében egy átlagárat számít ki – hiszen ez az alapanyag több partnertől érkezik, különböző kedvezményeket lehet esetleg kiharcolni. Az átlagár megjelenítése mellett könnyedén megnézhető és visszakereshető, hogy ez az ár hogyan tevődik össze, milyen időszakban hogyan alakult. Alkalmazásunk eme jellemzőjét ügyfeleink is nagyon szeretik – mondja Ádám János –, sok visszajelzés érkezett ennek könnyű kezelhetőségéről és praktikus voltáról.

Szigetekből kontinenst
A CSB tipikusan azon közepes és nagyvállalkozások számára készült, amelyek gyors növekedést követően a mindennapi vállalati munka során igénylik a szoftveres megoldásokat. Tipikusan ezek a cégek már használnak is valamiféle szoftveres megoldást, ám ezek szigetszerűen működnek, az adatátvitel nehézkésen oldható meg közöttük. Ádám János szerint e cégek vezetői gyakran meglepődnek, hogy milyen jelentéseket képes az általuk bevezetett megoldás generálni, hogy milyen könnyen cégre szabható annak működése, hogy az adattorzulás az integrált rendszernek köszönhetően nullaszázalékos.
Ami pedig ezen alkalmazások jövőjét illeti, Ádám János szerint a technológiai fejlődések két irányba mutatnak: az alkalmazások bárhonnan, a legtöbb eszközről elérhetők, csupán adatbiztonsági kérdés, hogy ezeket valóban elérhetővé teszik. Ugyanakkor ezek a rendszerek egyre pontosabbak, naprakészebbek, a jövőben a mobil értékesítők is egyre gyakrabban az éles rendszerbe viszik be a terepeladási adatokat, így a vezetők mindig a teljes képet látják az eladások alakulásáról.

A jó pénzügyi rendszer kritériumai
Egy jó pénzügyi rendszernek olyannak kell lennie, amely nem kényszeríti a felhasználót az addigi elszámolási, könyvelési gyakorlatának, munkafolyamatainak alapvető megváltoztatására, viszont lehetőséget ad ezek újragondolására – mondja Pásztor Tamás, a Progadat Kft. szakértője.
A Progadat húsz éve foglalkozik kereskedelmi-informatikai rendszerek fejlesztésével és bevezetésével az FMCG-szektorban. Az FMCG-cégek is kényelmesen kezelhető szoftvereket keresnek, illetve olyan rendszereket, ahol a rögzített adat egy ütemben a megfelelő helyre kerül. A szakértő szerint fontos, hogy az adatok csoportosíthatóak, a beviteltől követhetők, visszakereshetők jogosultságtól függően valamennyi felhasználó számára – így termékeiket is ellátták ezekkel a jellemzőkkel. Az is felhasználói követelmény, hogy a folyamatok ellenőrzöttek, szakaszolhatók, illetve folyamatossá tehetők legyenek. A rendszereknek nyitott adatkapcsolattal kell rendelkezniük a kereskedelmi rendszerek, pénzintézetek, külső partnerek, más könyvelési és információs rendszerek felé. Jó, ha a megoldás integrált, vagyis az adatokat a lehető legkevesebb felhasználói beavatkozással, rövid idő alatt dolgozzák fel, könyvelik el.
Pásztor Tamás szerint minden hasonló területen működő megoldásszállító cég, így a ProgAdat Kft. is, úgy fejleszti ki rendszereit, hogy azok „átjárhatóságot” biztosítsanak más nagyobb rendszerek számára, azaz képesek az adatcserére vagy a közös adatbázis használatára. Nyomon követik a jogszabályi változásokat – és erről az ügyfeleket is tájékoztatják.

Növekvő bankkártyahasználat
Pásztor Tamás szerint a magyar felhasználók általában néhány év késéssel követik a nyugati trendeket. Ennek függvényében elmondható, hogy feltehetőleg a következő években a bankok csökkenteni fogják tranzakciós költségeiket, amelynek köszönhetően jelentősen növekedni fog a bankkártyahasználat, ezáltal pedig csökkenni a készpénzforgalom. Ezt a változást a különböző rendszereknek is követniük kell, azaz az adatok feldolgozására fel kell készíteni az eszközöket, rendszereket. Az élelmiszerpiacot tekintve továbbá a szakértő szerint arra lehet számítani a jövőben, hogy erősödni fog a konszolidáció és koncentráció, így az integrálhatóságra még nagyobb hangsúly kerül majd. A ProgAdat Kft. eddig is és ezután is mindent megtesz, hogy olyan megoldásokat szállítson ügyfeleinek, amellyel hosszú távon sikeresen működtethetik cégükben az adott területet.
Vass Enikő