IT rendszer éttermeknek: Van benne rendszer!

Aligha van ma vendéglátós, aki ne ismerné fel az éttermi informatikai rendszerek előnyeit, használatuk szükségességét. Egy „komoly” vendéglátóhely nyitásakor a tulajdonos már az induláskor számít a számítástechnika segítségére, és tervezi a szükséges eszközök beszerzését a kiadások között. Jó esetben azt is előre tudja, mit vár el ezektől a rendszerektől. A piac pedig tárt karokkal várja őt…

A pincér felveszi a rendelést, ami egy kézi számítógépen keresztül jut el a konyhába – ez a folyamat ma már Magyarországon sem ritka, de néhány év múltán akár általánossá is válhat. Nincs olyan messze az idő, amikor minden vendéglátóegység rendelkezik számítógépes éttermi rendszerrel.

A felhasználók különbözőképpen viszonyulnak az éttermi rendszerekhez, és igen különböző dolgokban látják ezek hasznát, de a többség nagyon pozitívan értékeli, miután megismerte: átlátják, hogy a rendszerek sokban megkönnyítik munkájukat.

Mi alapján válasszunk?

A tulajdonosok egyre nagyobb hányada ismeri fel azt is, hogy az elszámoltató rendszerek nemcsak a vendég kiszolgálását gyorsítják meg, hanem az étterem adminisztrációs munkáját is megkönnyítik.

– Tapasztalataink szerint a vendéglátósok döntő része a számítógépes rendszer kiválasztását is bizalmi kérdésként kezeli, és barátai, szakmán belüli ismerősei tanácsát elfogadva a már bevált és sok helyen bizonyított programokat részesíti előnyben – osztja meg tapasztalatait lapunkkal Démy-Gerő Sándor, a Novohost Kft. ügyvezetője az étteremtulajdonosok motivációiról. – Alapvetően a személyes, bizalomkeltő találkozásokat igénylik a hirdetésekkel vagy hivatalos levelezésekkel és ajánlatokkal szemben. A közvetlen találkozás feloldja a számítógépes rendszer kezelésének megtanulásával és használatával szemben esetleg meglévő korábbi alaptalan félelmeket, fenntartásokat is.

– Egyre jellemzőbb a direkt partneri ajánlás – véli Lukács László, a UCS kiemeltügyfél-kapcsolati menedzsere –, hiszen mint mondják, „a legjobb marketinges maga az elégedett ügyfél”. Specifikus igényekkel keresnek meg minket, mások számára már kidolgozott megoldási csomagok sikerére hivatkozva. Persze mindig van egy új ötlet, egy új trend, amire a partnerrel együttműködésben reagálunk. Az üzleti koordinálást közös feladatnak tartom, akár egyedi fejlesztéseket ütemezünk, akár a folyamatos frissítésekkel követjük az ügyfél igényeit.

Papp Zoltán, a Com-Passz Kft. ügyvezetője azt emeli ki, hogy a hazai piac még mindig rendkívül árérzékeny. Hiába árusítanak jó ár-érték arányú szoftvert, a vevőket még így is gyakran elcsábítja a kedvezőbbnek tűnő ár. A vásárlók többsége ilyenkor csalódik az olcsóbban megszerzett termékben, és beruház egy drágábba, vagy beletörődik a megvásárolt hiányosságaiba. Vonzó viszont az egész élettartamra vonatkozó garancia, amivel a cég egyben azt is bizonyítja, hogy hosszú távon lehet rá partnerként számítani.

Ami meggyőz!

A legmeggyőzőbb érvek az étteremtulajdonosok felé egy informatikai rendszer kiválasztásakor maguk a termékelőnyök – így lehet összefoglalni Szabó Dávid véleményét, aki a Szintézis Informatikai Zrt. stratégiai üzletágának igazgatója. Úgy véli, hogy sok vita kerülhető el például azáltal, hogy a vendég a blokkon tételesen látja, mit fogyasztott, és esztétikusabb is egy logóval ellátott blokk, mint egy „papírfecni”. Az ezekhez a rendszerekhez beszerezhető kézi terminálok, kis érintőképernyős PDA-k segítségével a rendelés pontosabbá és gyorsabbá válik. Nincs hibalehetőség, a vendég azt kapja, amit rendelt.

A pincérek munkáját megkönnyíti, ha az érintőképernyős monitoron keresztül a rendszerbe viszik be az adatokat, és a blokk automatikusan nyomtatásra kerül a megfelelő helyen (konyha, műhely, italpult). Így a vendég fogyasztása végig nyomon követhető, és az sem baj, ha a társaság külön fizet vagy a csoport egy része másik asztalhoz ül, esetleg módosítják a rendelést, vagy éppen euróban fizetnek – egy jó éttermi rendszer fel van készítve a legbonyolultabb helyzetekre is. A rendszerek alkalmazói lekérdezések, statisztikák segítségével a nap bármelyik pillanatában pontos információt kaphatnak a forgalomról, ami lebontható pincérekre, asztalokra, ételekre, italokra, fizetőeszközökre. A tulajdonosok szemszögéből a legfontosabb a szoftver elemzése, nekik kell megérteniük, hogy egy ilyen befektetés hamar megtérül.

A tulajdonos értékeli, ha képet kap arról, melyik étel, ital fogy a legjobban. Komoly kényelmi szempont, hogy még csak nem is kell ott lennie az üzletben, mert otthonról vagy akár a nyaralásán internet és notebook segítségével is lekérdezheti a forgalmi adatokat. A jogosultsági szintek beállításával kontrollálhatja, hogy mindenki csak annyit lásson a rendszerből, amennyire a munkája elvégzéséhez szüksége van. Árrésellenőrzés, raktárkészlet-kezelés, árubeszerzés tervezése – további vonzó lehetőségek számára.

A fejlődés iránya

Az érintőképernyők, a mobil adatgyűjtők és a receptnyomtatók árai lassan csökkennek, de az új eszközök még mindig viszonylag drágák, és a szervizelés sem annyira rugalmas, mint például egy személyi számítógépé. Mindemellett a régebbi fejlesztésű karakteres képernyőt és billentyűzetet használó rendszerek egyértelműen kifutóban vannak.

A vendéglátósok érdeklődése a grafikus kezelőfelületű érintőképernyős megoldások irányába tolódott el. Mind többen felismerik, hogy az ár mellett a használati érték is jelentős előnyt jelent a vendéglátóhely üzemeltetése során – ez Démy-Gerő Sándor véleménye. Megjelentek az ipari kivitelű, kimondottan a vendéglátás igényeire kifejlesztett hardver eszközök, mint például a hő- és páratűrő, melegedő és mozgó alkatrészt nem tartalmazó POS számítógép-terminálok, amelyek a fröccsenő víz ellen is védelmet nyújtanak. Természetesen ebbe a körbe tartoznak a hasonló védettséget biztosító új blokknyomtatók is.

– A régmúlt lokális rendszereit egyre inkább felváltják a korábban még web-riportos, majd web-hosting lehetőségeket nyújtó rendszerek, mind a rendelés, mind az elszámoltatás területén – hangsúlyozza ki Lukács László. – A vezetők egyre többször virtuálisan tekintenek be „beruházásaikba” a „cash flow” vagy az IP-kamerarendszerek segítségével dedikált kameraképeken keresztül. Így van igazán értelme terrabájtokkal teleírni a tárolókat, hiszen az esemény és a kamerakép logikai és időkapcsolatban van, az ellenőrzés eseményorientált és percek alatt követhető.

Szabó Dávid a digitális étlapokra hívja fel a figyelmet, amelyek a bejárathoz vagy a teraszra kihelyezve látványos és praktikus elemei lehetnek az étteremnek. Az érdeklődők érintőképernyőn lapozhatják át az étlapot, amelynek során lehetőség nyílik egy-egy kiválasztott étel fényképének vagy egy-egy kínált akció részleteinek megtekintésére is. Amikor épp senki nem használja a kioszkot, akkor a napi ajánlatot vagy a napi/heti menüket, illetve az étteremről készült belső fotókat lehet bemutatni a főoldalon, így csábítva be az utcán sétálókat.

Papp Zoltán az érintőképernyők mellett a mobil eszközök térnyerését emeli ki. Úgy véli, a kézi számítógép használatát az teszi igazán vonzóvá, hogy gyorsabban és kisebb személyzettel szolgálhatók ki használatával a vendégek. Hozzáteszi: az utolsó egy évben egyre gyakoribbá vált az ételkiszállítás, a szoftvereknek pedig igazodni kell a megváltozott igényekhez.

Hazai esélyek

– Egy évvel ezelőtt nagy reményeket fűztünk az étlap nagyságú, könnyű, vékony, úgynevezett Tablet PC-k vendéglátóiparban történő alkalmazásához, de ezeknek az eszközöknek az ára ebben az időszakban még nem csökkent akkora mértékben, hogy egyértelműen kiváltsa a csak kényszerből alkalmazott kézi Palm-eszközöket – elemez Démy-Gerő Sándor. – Külföldi kiállításokon évről-évre gyakran találkozunk a vendéglátás hagyományos határait feszegető, extrém vendéglátóhelyek igényeit kielégítő futurisztikus számítógépes megoldásokkal, de ezekkel Magyarországon a közeljövőben biztosan nem fogunk összeakadni, hiszen ilyen vendéglátóhely létrehozására sem az igény, sem a pénz nem áll rendelkezésre – tette hozzá. – A globalizáció és a webes kapcsolat minden előnye érvényesül a nemzetközi cégek, így az UCS berkein belül is – hangsúlyozza ki Lukács László. – Sem időben, sem szolgáltatásban nem maradunk le, szinte azonnal online tölthetjük le a frissítések által a legújabb trendeknek megfelelve fejlesztett modulokat; így működik ez Magyarországon is. Ma a biztos trend a minőség és annak állandó szinten tartása, valamint az „ügyfélcentrikus” gondolkodás.

Semmilyen megoldást nem lehet extrémnek tekinteni – az, hogy a háttérben PDA-kat, POS-terminálokat, IP-kamerákat, Web-host rendszereket, VIP-online adatbázismotorokat, italátfolyás-mérőket, vagy proxi kártyaolvasókat használ-e a szakma, a vendégnek szinte mindegy; ő jól akarja érezni magát!

Papp Zoltán reális esélyét látja annak, hogy az asztalba épített, rendelés céljára is használható, digitális étlapokra a jövőben – azok árának csökkenése után – itthon is lesz majd kereslet. A Szintézis vezetőinek is hasonló lehet az attitűdjük: ők az asztalba épített számítógép koncepciójára alapozva már partnert is keresnek a hazai vendéglátósok között: az asztali érintőképernyővel a vendégek nemcsak az étlapból válogathatnak és rendelhetnek, de ugyanezen a terminálon csetelhetnek egymással, vagy akár kártyázhatnak is.

Mérő István, a Hotel Informatika Kft. ügyvezetője többek között egy olyan komplett éttermi rendszerben látja a jövőt, amely – alkalmazkodva az információtechnika ugrásszerű fejlődéséhez – egyaránt működik iPodon, iPhone-on és iPaden. Ugyancsak rendkívül innovatív újdonságként említi meg azt a fejlesztést, amely segítségével lehetővé válik, hogy vendéglátóhelyeken a sörcsapok cseréje és a csapolás korlátozása nélkül lehessen ellenőrizni a kiadott sör mennyiségét – drága, elektronikus szabályozású italadagolók nélkül.

Külső segítséggel

Ami a fejlesztéshez szükséges esetleges pályázati támogatást vagy speciális hitelkonstrukciókat illeti, Démy-Gerő Sándor rendkívül határozottan értékel: a vendéglátósoknak egy viszonylag szűk köre az elmúlt évben is megpróbált fejlesztéseihez központi pályázati támogatásokat igénybe venni, de 2010-ben a már elnyert pályázati pénzek nehézkes és lelassított ütemű kifizetése miatt az így megvalósult beruházások száma igencsak elhanyagolható mértékű volt.

Az őszi Hoventán viszont tapasztalható volt, hogy az egész szakma nagy bizakodással tekint a 2011-es és az azt követő évekre, mert hasonló gazdasági fellendülésre számítanak a Széchenyi II. terv beindulása után, mint amilyet a 2000-es évek elején a Széchenyi I. terv okozott. A fejlesztéseknek banki hitelekkel való megvalósításától a szakember tapasztalatai szerint a vendéglátósokat a korábbi évek rossz banki hozzáállása és egyoldalú, a hitelfelvevőket hátrányosan sújtó szerződésmódosításai tántorítják el.

Lukács László úgy véli, hogy a szinte minden kis- és középvállalat számára elérhető pályázatok megfelelő erőforrásokat biztosítanak, az UCS projektjei tekintetében jellemzően közel 15 százalékos finanszírozással, ideértve az iskolai-oktatási célokat megvalósító beruházásokat is.

A Szintézis részletfizetési vagy lízingkonstrukciót biztosít partnereinek. A pályázati kiírásokat Szabó Dávid szerint a vendéglátósoknak is érdemes figyelniük. A Széchényi tervben ők is nagy lehetőséget látnak, és készülnek is arra, hogy pályázatokat készítsenek leendő partnereiknek.