Ideális együttműködés gyártó és ügynökségek között IV. – Nem kell mindent elhinni!

A Trade magazin és a Promo Power Trade Marketing Ügynökség által készített felmérés szerint a cégek 78 százalékánál fordul elő, hogy kénytelen a legolcsóbb ügynökséget választani. Ugyanakkor 92 százalékuk tapasztalja a közös munka során, hogy az irreálisan alacsony ár alacsony minőséget takar.Előrebocsátom, hogy nem mindenki fogja örömmel olvasni a következő sorokat. Egyrészt szeretném „lerántani a leplet” arról, hogy vajon lehet-e fillérekért jó munkát végezni, továbbá mire figyeljenek oda a polcszervizt megrendelő cégek annak érdekében, hogy minőséget is kapjanak a sok vagy kevés pénzükért. Másrészt felhívnám a figyelmet arra, hogy a megbízó is sokat tehet azért, hogy a merchandising-ügynökség hatékonyan tudja végezni a munkáját. 

Mit bír el egy ügynökség?
A tényleges referenciák kérdésével cikksorozatunk előző részében is foglalkoztunk: a feltüntetett referencia vajon valóban az adott céghez kötődik-e, vagy egy más ügynökségből kivált kolléga tünteti-e fel sajátjaként? Ez különösen akkor érdekes, ha eleve egy olyan megbízásra alapozták egy ügynökség indítását, ahol egy (baráti) megbízó cég „tart el” egy gyakorlatilag egyfős központtal működő ügynökséget.
A legtöbb kereskedelmi hálózatban ötvenhez közelít a polcszervizt végző ügynökségek száma, ami csak úgy lehetséges, hogy néhányuk legfeljebb egy-két megbízónak dolgozik.
A másik véglet, amikor az ügynökség az évek során akkorára nőtt, hogy legalább 40-50 megbízó számára dolgozik merchandising területen. Ennek előnyös oldala, hogy ennyi feladatot csak gondosan kiépített háttérstruktúrával lehet ellátni. Ha ez valóban rendelkezésre áll, akkor a megbízó tényleg elvárhatja, hogy megfelelően irányított polcszervizeseket kapjon, s a munkájukkal kapcsolatos adminisztráció is naprakész legyen. Érdemes azonban odafigyelni arra, hogy egy-egy ügynökségi irodai munkatárshoz hány ügyfél tartozik, s nem kénytelenek-e ők is túlvállalni magukat ugyanúgy, ahogy a merchandiserek többsége. 

„Játék” az óraszámokkal
Különösen a nagy polcszerviz-óraszámot megrendelő termékgyártó cégek esetén fordulhat elő, hogy az ügynökség nem a megbízó által megadott összóraszámot adja meg a merchandisereknek, hanem jóval kevesebbet. Így az ügynökség képes arra, hogy a „megspórolt” óraszámok révén megszerzett nyereséget arra használja, hogy az árajánlat adásakor eleve annyira alacsony óradíjat adjon, amivel biztosan ő lesz a legalacsonyabb költségszintű pályázó. Természetesen vannak megbízók, akik a legalacsonyabb vagy irreálisan olcsónak tűnő ajánlatot eleve nem részesítik előnyben, ám a Trade magazin és a Promo Power Trade Marketing Ügynökség által készített felmérés szerint a cégek 78 százalékánál előfordul, hogy kénytelen a legolcsóbb ügynökséget választani. Ugyanakkor 92 százalékuk tapasztalja a közös munka során, hogy az irreálisan alacsony ár alacsony minőséget takar. 
Néhány megbízó cég inkább azt az utat választja, hogy lemond arról, hogy minden áruházban olyan polcfeltöltő-óraszámot írjon elő, amit különben ideálisnak tartana, s inkább csökkenti az összóraszámot, de igyekszik olyan óradíjat fizetni, amelynél tudja, hogy ezért a merchandiser is szívesen dolgozik, adott esetben még akár – saját lelkesedésből vagy jól megfontolt érdekből – túlórázik is. Az igazán lelkes merchandiserek – és szerencsére vannak ilyenek – nem próbálják meg benyújtani a számlát néhány túlóra miatt, hanem egyszerű kötelességtudatból sem hagyják ott addig a polcot, amíg az nincs rendben. 
Az alacsony óradíjakhoz kapcsolódik az a kritika, amelyet a vezetők 16 százaléka fogalmazott meg, mely szerint az ügynökségek túlvállalják magukat. Ami az ő oldalukról egyrészt érthető, hiszen kénytelenek újabb és újabb megbízásokat elvállalni ahhoz, hogy költségeiket kitermeljék. Arról már elég nehéz beszélni, hogy ez a tevékenység milyen mértékben tud profitot is hozni.
A merchandising-óradíjak alig növekedtek az elmúlt tíz évben, ami természetesen azt is jelenti, hogy a polcfeltöltők óradíja is szinte változatlan maradt. Még szomorúbb, ha egy ügynökség ráadásul csökkenti is a polcfeltöltő juttatását annak ellenére, hogy nem veszített el megbízót és az óraszámot sem csökkentették, csupán a költségeket kényszerül ilyen módon leszorítani. Ez továbbvezet oda, hogy egy lecsökkentett munkadíjú polcfeltöltőt hogyan lehet motiválni arra, hogy minőségi munkát végezzen.  

Már megint a kommunikáció
Felmérésünkben a második helyen szerepelt a rangsorban, hogy a válaszadók 16 százaléka panaszkodott arra, hogy túl lassú az információáramlás az ügynökség és a megbízó között. Ez lehet egyszerű munkaszervezési probléma, de az is megtörténhet, hogy az óriási jelentéshalmaz feldolgozására kevés a munkaerő. 
A felmérésünkben a válaszadóknak csupán 27 százaléka mondta, hogy olyan jelentéseket kap, amelyekre szüksége van, míg 73 százalék nem, vagy csak részben elégedett a jelentések tartalmával.
Az információáramlásnak naprakésznek kell lennie mindkét „oldal” esetében. A megbízó is elfeledkezhet arról, hogy azonnal küldjön friss listázottságot, ha egy hálózatba belistáztak vagy onnan kilistáztak egy vagy több terméket. Ebben az  esetben a polcfeltöltő készlethiányként tüntet fel egy már nem létező terméket, ugyanakkor nem figyel oda az új termékre.
A másodkihelyezések nem mindig az adott termékkategória mellett találhatók. Ezért előfordulhat, hogy a polcfeltöltő nem vesz észre egy akciós kihelyezést, mert csak a standard polcokra koncentrál. Többletmunka mind a megbízónak, mind az ügynökségnek, de megéri, ha minden merchandiser rendre információt kap arról, hogy mely termék mettől meddig lesz másodkihelyezésen is megtalálható. Ebben az esetben jeleznie kell(ene), ha az áruház nem helyezte ki a megadott időben az akciós termékeket.
Ha nyílik egy új áruház – ami az utóbbi időben már nem olyan gyakori, mint néhány évvel ezelőtt –, jó, ha a megbízó előtte körülbelül egy hónappal értesíti az ügynökséget, hogy kér-e oda merchandisert, s ha igen, milyen óraszámban. Ha ez nem történik meg, célszerű, ha az ügynökség emlékezteti a megbízót az áruháznyitásra. 

A készlethiány kezelése
Sok megbízó nem várja el, hogy az ügynökség legalább félévente elemzést készítsen arról, hogy miképpen alakultak az áruházakban a termékkészlethiányok, milyen a helyzet az egyes régiókban. Pedig ez visszajelzést adhat arról, hogy mennyire hatékony egy-egy key account manager vagy területi vezető munkája, mennyire tudnak szerepet vállalni abban, hogy a lehető legkevesebb készlethiány forduljon elő.
Ezeken a megbeszéléseken érdemes azt is megvizsgálni, hogy a megbízó területi képviselője vajon rendszeresen találkozik-e a merchandiserrel. Van, ahol ez nem kérdés, az üzletkötő és a polcszervizes szinte napi kapcsolatban állnak, de ne áltassuk magunkat: egy ügyes, ám lusta üzletkötő akár éveket is el tud tölteni úgy egy területen, hogy nem ellenőrzi, sőt nem is segíti a merchandiser munkáját.
A rendszeres kommunikáció az üzletkötő és a merchandiser között annál is inkább fontos, mivel a polcfeltöltők többsége utál adminisztrálni. Lehet, hogy a polcot gyönyörűen feltöltik, kedvesen segítenek az arra elhaladó vásárlónak, de többségük a legszükségesebb adatok leírásával sem szívesen tölti az időt. Természetesen az ügynökség feladata, hogy ennek ellenére a lehető legtöbb információt megtudja tőlük, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy szóban sokkal több mindent elárulnak annál, mint amit papírra vetnek.